Образец оформления служебной записки о списании основных средств – основания и обоснование

Фактическое наличие материальных ценностей предприятия должно всегда соответствовать данным бухгалтерского учета. Исключений в этом правиле не предусмотрено. Следовательно, бухгалтеры учреждения обязаны систематически контролировать количественные и качественные характеристики имущества.

При выявлении непригодного имущественного объекта ответственный работник обязан сообщить руководству. Для этого составляется специальный документ-обращение: служебная записка на списание материальных ценностей, образец которой мы составили для бюджетной организации. Затем руководитель принимает решение о снятии объекта с бухгалтерского учета и его ликвидации.

Отметим, что организация самостоятельно определяет порядок, как списываются ТМЦ, который закрепляет в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении. Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье «Образец акта списания материальных ценностей».

Кто составляет пояснительное письмо?

Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.

Цель служебной записки— уведомить должностное лицо о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.

Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.

Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.

Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.

Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:

• Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
• На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
• ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
• Обнаружена недостача в результате инвентаризации.

При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной внутренними правовыми актами или законодательством.

При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.

Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.

Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.

Какое основание приводится в ходатайстве?

Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:

• Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
• Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.

По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.

На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.

Скачать образец

Скачать пример пояснительной записки о необходимости списания основных средств – word.

Оформление технико-экономического обоснования

Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.

Это документ, в котором ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.

Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.

Также в документе указываются расчеты с ожидаемыми результатами от списания. Этот документ составляется комиссией, которая направляет его генеральному директору.

Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.

Любое решение оформляется документально: или в виде распорядительного документа о списании, или в виде письма с отказом.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Как создается приказ о списании основных средств – пример и образец заполнения

Предприятие при списании ОС должно действовать последовательно, чередуя следующие этапы:

1. Создается комиссия по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.

В приказе закрепляется список участников, среди которых должен быть главный бухгалтер и лица, за которыми закреплены объекты. Комиссия проверяет, как работает ОС, можно ли его починить; определяет причины выбытия; устанавливает, какие детали можно будет использовать повторно и т. д.

Внимание! Образец от «КонсультантПлюс»
Смотрите образец приказа о создании комиссии на списание основных средств от К+. Пробный доступ к К+ предоставляется бесплатно.

1. Комиссия оформляет свое заключение после проверки ОС.
2. На основании выводов комиссии руководитель делает заключение о дальнейших действиях с ОС и подписывает приказ на списание или частичную ликвидацию.

Методические указания не обозначают необходимость приказа. Они требуют создать единственный документ — акт о списании, который утверждается всеми участниками процесса: комиссией и руководителем. Однако, например, унифицированная форма акта о списании ОС-4 предусматривает указание основания для его составления. Кроме того, приказ о списании основных средств может быть затребован налоговыми органами для подтверждения расходов на списание ОС. Минфин также поддерживает оформление приказа в своем письме от 09.07.2009 № 03-03-06/1/454.

Чтобы пользователям сайта было удобней понять, что собой представляет такой приказ, эксперты КонсультантПлюс привели пример этого документа. Скачать образец приказа о списании основных средств можно бесплатно, получив пробный демо-досуп к системе К+:

Приведенный пример приказа о списании основных средств – образец свидетельствует, что составление такого распоряжения не представляет больших трудностей. Тем не менее, чтобы в дальнейшей работе вновь не задумываться о содержании документа, рекомендуем составить свой образец приказа на списание основных средств и хранить его в шаблонах.

1. На основании приказа составляется акт о списании ОС.

Предусмотрены типовые формы актов:

• ОС-4 — при выбытии одного ОС (не для автотранспорта);
• ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
• ОС-4б — при выбытии группы ОС (не для автотранспорта).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7, однако они не являются обязательными. Организация может использовать первичные документы, разработанные самостоятельно при соблюдении требований их составлению (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Акт должен быть одобрен руководителем.

1. На основании акта делаются пометки в инвентарной карточке ОС и записи в бухучете.

Если ОС передается в собственность других владельцев, то документальным обоснованием для его списания является акт приемки-передачи.

Проводки в бухучете

Как списать основное средство в бухгалтерском учете? Какие счета задействованы в этом случае? На каком из этапов процедуры списания можно делать проводки?

Проводки в учете — это всегда итоговые (заключительные) действия в процедуре списания объекта. Они производятся только после формирования полного комплекта документов. Акт на списание объекта (или группы объектов), утвержденный и завизированный ответственными лицами, будет основанием для списания основных средств.

Проводки по списанию ОС, пришедшего в негодность (недоамортизированного):

Проводки по списанию ОС с нулевой остаточной стоимостью (полностью самортизированного):

С разнообразными проводками вас познакомят материалы:

Ликвидация

Для определения возможности дальнейшего использования объекта имущества, решением руководства компании создается комиссия в которую включаются ответственные за сохранность имущества лица, технические специалисты, финансовые работники (п. 77 Приказа Минфина 91н от 13.10.03).

На комиссию возлагаются обязанности по обследованию объекта, принятию решения о его ликвидации, выявлению причин невозможности дальнейшей эксплуатации и виновных в этом лиц, а также составления акта на списание. Акт на списание может быть разработан организацией самостоятельно, а может быть использована одна их унифицированных форм: ОС-4, ОС-4а, ОС-4б (Постановление Госкомстата РФ 7 от 21.01.03). На основании акта списывается объект с учета и в его инвентарной карточке ставится отметка о выбытии.

Остаточная стоимость списываемого объекта отражается во внереализационных расходах и в бухгалтерском и в налоговом учете на дату акта на списание. Также во внереализационных расходах следует отразить затраты на демонтаж, вывоз и иные действия, связанные с ликвидацией объекта.

Составные части ликвидируемого объекта, пригодные для дальнейшего использования, приходуются по текущей рыночной стоимости, с отражением во внереализационных доходах.

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

• наименование ТМЦ,
• количество,
• балансовая стоимость,
• инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Форма и структура приказа

Также в приказе следует указать причину непригодности:

• Ненадлежащая эксплуатация;
• Истекший срок;
• Неактуальности для производства;
• Последствия катастроф, аварий, стихийных бедствий.

Согласно практике наиболее частыми причинами является:

• Физический износ – поломки, связанные с нецелесообразностью выполнения ремонта;
• Моральный износ – устаревшая форма производства, не пользующаяся надлежащим спросом.

Также бумага должна содержать ссылку на акт комиссии с указанием накопленной амортизации.

Она в обязательном порядке должна содержать:

• Название компании;
• Дату;
• Место составления.

Документ подписывается руководителем и главбухом.

В карточке объекта также указывается факт списания.

Пример заполнения приказа о создании комиссии для списания.

Составление документа

Документ составляется в произвольной форме, но с содержанием основных моментов:

• Наименование компании;
• Дату и название места составления;
• Название документа и его порядковый номер.

Это шапка документа, после чего идет основная информация, в которой содержаться данные:

• Обоснование – в связи с чем возникла необходимость в списании;
• Основание – законодательный акт или ссылка на внутренний документ, акт служебная записка и прочие;
• Описание объекта – все данные из техдокументации, серийный номер, модель, год выпуска и прочие характеристики;
• Состояние объекта на момент списания – период эксплуатации, состояние по факту, остаточная стоимость;
• Срок для ликвидации объекта, его демонтажа;
• Состав группы, контролирующей весь процесс;
• Задача перед данной группой;
• Перечень ответственных лиц;
• Подпись;
• Дата составления.

Также под приказом должны подписаться все указанные в нем лица.

Форма и структура приказа

Также в приказе следует указать причину непригодности:

• Ненадлежащая эксплуатация;
• Истекший срок;
• Неактуальности для производства;
• Последствия катастроф, аварий, стихийных бедствий.

Согласно практике наиболее частыми причинами является:

• Физический износ – поломки, связанные с нецелесообразностью выполнения ремонта;
• Моральный износ – устаревшая форма производства, не пользующаяся надлежащим спросом.

Также бумага должна содержать ссылку на акт комиссии с указанием накопленной амортизации.

Она в обязательном порядке должна содержать:

• Название компании;
• Дату;
• Место составления.

Документ подписывается руководителем и главбухом.

В карточке объекта также указывается факт списания.

Пример заполнения приказа о создании комиссии для списания.

Составление документа

Документ составляется в произвольной форме, но с содержанием основных моментов:

• Наименование компании;
• Дату и название места составления;
• Название документа и его порядковый номер.

Это шапка документа, после чего идет основная информация, в которой содержаться данные:

• Обоснование – в связи с чем возникла необходимость в списании;
• Основание – законодательный акт или ссылка на внутренний документ, акт служебная записка и прочие;
• Описание объекта – все данные из техдокументации, серийный номер, модель, год выпуска и прочие характеристики;
• Состояние объекта на момент списания – период эксплуатации, состояние по факту, остаточная стоимость;
• Срок для ликвидации объекта, его демонтажа;
• Состав группы, контролирующей весь процесс;
• Задача перед данной группой;
• Перечень ответственных лиц;
• Подпись;
• Дата составления.

Также под приказом должны подписаться все указанные в нем лица.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.