Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец служебной записки на списание дебиторской и кредиторской задолженности

Необходимость в оформлении акта на списание дебиторской задолженности (ДЗ) возникает на одном из последних этапов работы с безнадежной ДЗ.

К безнадежным (нереальным к взысканию) ДЗ относятся долги (п. 2 ст. 266 НК РФ):

  • с истекшим сроком исковой давности;
  • по которым прекращено обязательство по причине невозможности его исполнения (в соответствии с нормами ГК РФ на основании акта госоргана или при ликвидации организации);
  • невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

По нормам бухучета списание ДЗ производится, если (п. 77 Положения по ведению учета и отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):

  • закончился срок исковой давности ДЗ;
  • ДЗ нереальна для взыскания.

В целях оформления факта списания ДЗ указанный нормативный документ предусматривает:

  • проведение инвентаризации расчетов с дебиторами;
  • оформление письменного обоснования и приказа руководителя компании.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.

В указанной нормативке отсутствует упоминание об акте на списание ДЗ как об обязательном для данной процедуры документе, однако он может служить основанием для:

  • признания внереализационного расхода при расчете налога на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ);
  • корректировки ДЗ в учетной системе (отражения операций по списанию ДЗ на балансовых счетах и за балансом).

При этом вместо акта может быть оформлен документ с иным названием (протокол, решение и др.). О содержании такого документа расскажем в следующем разделе.

С нюансами списания ДЗ знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте статей:

Основание списание задолженности

Действующие нормативные документы по регулированию бухучета требуют, чтобы в нем отражалась информация, соответствующая действительности.

По прошествии определенного времени шанс вернуть просроченную дебиторскую задолженность сводиться к нулю. Поэтому показывать ее в составе имущества компании будет неправильно, так как будут нарушены принципы бухучета достоверности и соответствия.

Однако, просто так списывать задолженность компания не имеет права. Если происходит списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, это приводит к возникновению у фирмы дохода, что связано с доначислением налогов.

Такая же ситуация обстоит с дебиторской задолженностью. Если ее списать без имеющихся оснований, то эти суммы нельзя включить в состав признаваемых при налогообложении расходов, а значит невозможно снизить налоговое обязательство.

Гражданское законодательство определяет, что по прошествии трех лет долги могут быть признаны безнадежными, поэтому организация получает право их списать.

Обязательно нужно учитывать, что срок исковой давности может прерываться по перечисленным в законодательстве причинам. Также не стоит забывать о существовании предельного срока исковой давности — 10 лет с момента ее возникновения.

Для определения момента, с какого нужно начинать исчисление срока исковой давности, обязательно нужно учитывать договора, первичные документы (накладные, акты, платежные поручения и т. д.), на основании которых возникла задолженность, а также акты сверки взаимных расчетов.

Законодательством предусмотрена процедура освобождение кредитором должника от выплаты долга. Это также является основанием для списания задолженности.

Отмена исполнения обязательства должником может быть установлена актом госоргана. Условиями договора могут быть предусмотрены случаи действия форс-мажорных обстоятельств, когда кредитору придется списать долг.

При снятии нужно оформить приказ о списании дебиторской или кредиторской задолженностей, который формируется на основании акта инвентаризации. В бухучете же все проводки оформляются на основании правильно составленной бухгалтерской справки.

Для чего используется служебная записка на списание

Любые основные средства компании, ее материальные ресурсы учитываются бухгалтерией. И могут проверяться налоговой инспекцией. Поэтому служебная записка на списание станет основанием для бухгалтерии отразить соответствующую операцию.

Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации. Именно служебная записка на списание основных средств поможет бухгалтеру оформить все правильно.

Списание безнадежной дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отражаются операции по списанию безнадежной дебиторской задолженности.

Пример 1

Организация ООО «Современные Технологии» применяет общую систему налогообложения, положения ПБУ 18/02, уплачивает НДС. По состоянию на 01.03.2017 ООО «Современные Технологии» имеет непогашенную задолженность покупателя на сумму 150 000,00 руб. (в т. ч. НДС 18 %), а также начисленные резервы в отношении данной задолженности:

  • в бухгалтерском учете — в размере 150 000,00 руб.;
  • в налоговом учете — в размере 100 000,00 руб.

В связи с истечением срока исковой давности указанная задолженность правомерно признана безнадежной (нереальной к взысканию) и списана в марте 2017 года.

Читать еще:  Долгосрочные и краткосрочные займы: на какой срок выдаются

Образец бухгалтерской справки о задолженности и ее списании

Один из самых распространенных учетных документов – бухгалтерская справка о задолженности, а также ее списании. Рассмотрим ее основные виды и примеры заполнения.

Форма и виды

Любая бухгалтерская справка о списании задолженности – это своего рода дополнительное пояснение для того чтобы сделать в учете соответствующие проводки и списать «висящие» суммы.

Самое главное, что обязательной формы этого документа законом не установлено. Поэтому желательно разработать свой образец бухгалтерской справки о задолженности и присовокупить его к учетной политике предприятия. Это довольно просто. Как правило, в эту справку включают только текстовую информацию, поэтому не стоит заморачиваться со сложной структурой и даже табличной формой.

Имейте в виду, что она должна включать:

  • полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
  • расчет срока исковой давности.

Обычно бухгалтерскую справку о задолженности формируют по итогам инвентаризации. Она может как только констатировать факт наличия или отсутствия той или иной задолженности, так и содержать указание о ее списании.

Инвентаризацию проводят на основании ст. 11 Закона

Обязательные случаи проведения инвентаризации перечислены в:

  • пункте 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н;
  • пункте 22 приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н.

На практике можно выделить следующие виды:

  1. бухгалтерская справка о дебиторской задолженности;
  2. бухгалтерская справка о кредиторской задолженности.

Правовое основание

Основная задача бухгалтерии в рамках инвентаризации обязательств – правильно определить срок исковой давности по конкретной задолженности. Так как это напрямую влияет на учет, а также итоговый размер налоговых платежей. Поэтому чтобы избежать ошибки, держите ориентир на главу 12 Гражданского кодекса. В ней освещены основные вопросы исковой давности. Напомним, что общий срок составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ).

Учетный специалист формирует бухгалтерскую справку о списании кредиторской задолженности на основании п. 18 ст. 250 Налогового кодекса РФ. То есть по итогам инвентаризации дает отмашку включить ее во внереализационные доходы, когда видит, что время для иска по ней прошло.

В свою очередь, по бухгалтерской справке о списании дебиторской задолженности ее относят на внереализационные расходы в силу ст. 265 и п. 2 ст. 266 НК РФ.

Как списать «кредиторку»

Допустим, что в ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 145 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот примерный образец бухгалтерской справки о дебиторской задолженности для этой ситуации:

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА
О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2017 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-П. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно).

Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб.

Срок исковой давности истекает 13 марта 2017 года.

Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2017 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

Как списать «дебиторку»

Допустим, что в ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами в результате которой выявлена дебиторская задолженность 2013 года ООО «Гуру» в связи с неоплатой поставленных ему товаров в сумме 300 000 рублей

Вот примерный образец бухгалтерской справки о дебиторской задолженности и ее списании по данной ситуации:

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 25 ОТ 30.03.2017 ГОДА
О СПИСАНИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

На основании ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) и протокола заседания инвентаризационной комиссии от 30.03.2017 года № 17-ИНВ принято решение списать дебиторскую задолженность ООО «Сфера» в размере 300 000 руб. (в т. ч. НДС – 54 000 руб.).

Данная дебиторская задолженность возникла на основании договора поставки товаров от 15.12.2013 № 9-П. Ее также подтверждают:
• накладные от 25.12.2013 № 147 и от 26.12.2013 № 149;
• счета-фактуры от 26.12.2013 N 147-СФ и от 28.12.2013 № 149-СФ.

Читать еще:  Какие налоги нужно уплатить при получении услуг от нерезидента, оказанных на территории России?

По условиям договора поставки товаров от 15.12.2013 № 9-П срок оплаты поставленных товаров составляет 5 (пять) рабочих дней с момента предъявления указанных документов. Деньги от ООО «Сфера» не поступали.
Срок исковой давности по указанной задолженности не прерывался.
На основании акта инвентаризации от 30.03.2017 № 2-А и протокола заседания инвентаризационной комиссии от 30.03.2017 № 17-ИНВ дебиторская задолженность ООО «Сфера» подлежит списанию во внереализационные расходы в налоговом учете. Основание: ст. 265 НК РФ.

Главный бухгалтер____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

Как видно, приведенный образец бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности составлен более детально. В любом случае, структура обеих справок примерно одинакова.
Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Образец оформления служебной записки о списании основных средств – основания и обоснование

К ним относятся:

  1. Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.
  2. Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).

По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать. На основании записки генеральный директор созывает приказом , которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.

Исковое заявление о списании налоговой задолженности

Налогоплательщики могут обратиться с административным иском в суд о признании налоговой задолженности безнадежной к взысканию. В иске подлежат указанию следующие сведения:

  1. название суда, который будет рассматривать иск
  2. сведения об истце (ФИО, адрес, номер телефона)
  3. сведения об ответчике-налоговой (наименование, адрес, ИНН)
  4. название документа – административное исковое заявление
  5. в тексте иска должны быть изложены обстоятельства дела, почему задолженность должна быть признана безнадежной к взысканию с правовым обоснованием
  6. в просительной части излагаются конкретные требования, которые истец просит суд удовлетворить
  7. в перечне приложения указываются прикладываемые к иску документы
  8. в конце иска должна стоять подпись истца

ПОЛЕЗНО: смотрите видео с советами по составлению иска, а также заказывайте готовый вариант у нашего адвоката

Правильный порядок списания дебиторки

Дебиторской задолженностью называются долги одной компании перед другой. Обычно они появляются в тех ситуациях, когда поставщик передает продукцию своему контрагенту в рассрочку. Естественно, сразу он не получает оплату. В результате таких действий сумма долга может стать достаточно большой. Через определенное время руководитель компании-поставщика понимает, что нет возможности вернуть имеющиеся долги. Их называют безнадежными. В этом случае такие задолженности подлежат списанию. Так как это безнадежные долги, можно сказать, нет никаких шансов их взыскать. И данный факт должен быть подтвержден первичной документацией. Если возникает необходимость списать дебиторку, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Директор организации издает приказ, согласно которому ответственные лица обязаны провести инвентаризацию в расчетах с кредиторами, дебиторами и другими контрагентами.
  2. Результаты проведенной ревизии прописываются в специальном акте, который оформляется по форме ИНВ-17. Здесь и будет отображена сумма имеющегося долга.
  3. Затем управленец издает приказ о списании задолженности.
  4. Бухгалтерские работники проводят списание дебиторки на основании ранее составленного акта инвентаризации расчетов. Естественно, списание также должно сопровождаться оформлением необходимого акта.

Если имеется документация, подтверждающая причину списания, она должна прилагаться к акту. Нужно понимать, налоговый инспектор при проверке будет достаточно пристально проверять факт списания долга.

ДЗ и КЗ могут появиться на каждом предприятии. Прежде чем списать ДЗ, необходимо убедиться в ее безнадежности. Общий срок исковой давности для ДЗ и КЗ составляет 3 года. Однако он может быть прерван по ряду причин. И тогда отсчет срока начинается заново с момента прерывания.

Списание ДЗ и КЗ оформляется документально. Оправдательную документацию следует хранить не менее 5 лет.

ДЗ может быть списана за счет резерва, а также отнесена к прочим расходам в бухучете и к внереализационным — в налоговом. КЗ также относится к прочим, внереализационным доходам и подлежит обложению налогом на прибыль. Однако данное правило не имеет отношения к налоговым долгам компании перед бюджетом.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Зачем нужен акт о списании дебиторской задолженности?

Дебиторская задолженность может быть списана:

  • как результат прощения долга контрагенту;
  • при истечении сроков взыскания долга;
  • в силу ликвидации фирмы-должника;
  • в силу невозможности взыскать долг с контрагента.

Законодательством не регламентировано, каким образом оформляется списание долга в указанных случаях. Но поскольку данное списание образует расходы организации, уменьшающие налоговую базу (при соответствующей системе налогообложения), то факт его проведения должен сопровождаться составлением достоверных оправдательных документов.

Читать еще:  Учет в БУ остатка спецодежды, спецоснастки на 01.01.2021

Таким документом может быть акт о списании дебиторки. Это достаточно простой по структуре элемент служебной документации, который составляется комиссией (в нее обычно входит главный бухгалтер и его помощники) и подписывается директором на основании проведенной до того инвентаризации долгов контрагентов.

Как правило, акт применим в тех случаях, когда списание дебиторки осуществляется по сценариям, в которых маловероятно появление каких-либо претензий со стороны налоговиков. Например, при истечении сроков взыскания долга.

Сложнее ситуация — если решение о списании принято в силу невозможности взыскать долг. В этом случае спектр оправдательных документов может быть значительно более широким и включать различные источники из Службы судебных приставов, межкорпоративные соглашения, судебные решения.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Самая проблемная ситуация — когда фирма прощает долг сама. В этом случае нужно детально обосновывать, в связи с чем имеет место такая щедрость, которую ФНС может запросто посчитать признаком незаконной обналички прибыли.

Таким образом, в двух последних случаях акта будет недостаточно. Но если повод для списания долга — пропуск срока исковой давности по нему (что по умолчанию рассматривается как упущение фирмы, по существу нежелательное для нее самой), то акт вполне применим.

Описание процедуры

Процедура списания безнадежной дебиторской задолженности должна начинаться, естественно, с ее выявления. Способом выявления, равно как и основанием для последующего составления приказа о списании, является инвентаризация, а источниками сведений для ее проведения будут бухгалтерский баланс и Форма №5 (Сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности). Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя, ее итоги оформляются в виде акта по форме ИНВ-17.

Все обязательства, подлежащие списанию по итогам инвентаризации необходимо подтвердить первичными документами. При этом подтверждения требует и основание возникновения долга и причины, по которым он будет отнесен в категорию безнадежных. Это необходимо, поскольку списание долга подразумевает уменьшение налоговой базы, поэтому в случае проверки потребуется обосновать законность этой процедуры. Документы, предназначенные для подтверждения, необходимо будет хранить в течение пяти лет для бухгалтерского учета и в течение четырех лет для налогового учета.

Подтвердить возникновение обязательства можно при помощи договора, акта-приема передачи, акта сверки и других первичных документов.

Подтверждением невозможности взыскания может служить:

  • Выписка из ЕГРЮЛ об исключении должника;
  • Постановление судебных приставов об окончании исполнительного производства по причине невозможности взыскания;
  • Решение суда об окончании конкурсного производства;
  • Уведомление ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего о невозможности удовлетворения требований кредитора по причине недостаточности имущества должника.

Как правильно оформить списание в 1С рассказано в следующем видеоматериале:

Основание списание задолженности


Действующие нормативные документы по регулированию бухучета требуют, чтобы в нем отражалась информация, соответствующая действительности.
По прошествии определенного времени шанс вернуть просроченную дебиторскую задолженность сводиться к нулю. Поэтому показывать ее в составе имущества компании будет неправильно, так как будут нарушены принципы бухучета достоверности и соответствия.

Однако, просто так списывать задолженность компания не имеет права. Если происходит списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, это приводит к возникновению у фирмы дохода, что связано с доначислением налогов.

Такая же ситуация обстоит с дебиторской задолженностью. Если ее списать без имеющихся оснований, то эти суммы нельзя включить в состав признаваемых при налогообложении расходов, а значит невозможно снизить налоговое обязательство.

Гражданское законодательство определяет, что по прошествии трех лет долги могут быть признаны безнадежными, поэтому организация получает право их списать.

Обязательно нужно учитывать, что срок исковой давности может прерываться по перечисленным в законодательстве причинам. Также не стоит забывать о существовании предельного срока исковой давности — 10 лет с момента ее возникновения.

Для определения момента, с какого нужно начинать исчисление срока исковой давности, обязательно нужно учитывать договора, первичные документы (накладные, акты, платежные поручения и т. д.), на основании которых возникла задолженность, а также акты сверки взаимных расчетов.

Законодательством предусмотрена процедура освобождение кредитором должника от выплаты долга. Это также является основанием для списания задолженности.

Отмена исполнения обязательства должником может быть установлена актом госоргана. Условиями договора могут быть предусмотрены случаи действия форс-мажорных обстоятельств, когда кредитору придется списать долг.

При снятии нужно оформить приказ о списании дебиторской или кредиторской задолженностей, который формируется на основании акта инвентаризации. В бухучете же все проводки оформляются на основании правильно составленной бухгалтерской справки.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector