Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Порядок работы с первичными документами меняют кардинально

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

  • Понятие и особенности работы с первичными документами
  1. Проверка по существу
  2. Проверка по форме
  • Типичные ошибки в бухгалтерских документах
  • Как исправляются ошибки в первичных документах
  • Ответственность за ошибки в первичной документации
  • Признаки фальсификации документа
  • Как избежать ошибок при заполнении первичной документации

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов.

  1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, события или операции, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов.
  2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и пассивах компании. Всё перечисленное — это объекты бухгалтерского учёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Повышенная конфиденциальность

В отличие от банка данных в исполнительном производстве, реестр будет доступен ограниченному кругу лиц. В частности, доступ к информации об исполнительном документе и о ходе его исполнения будет предоставлен сторонам исполнительного производства, их представителям, органу, вынесшему исполнительный документ, судебному приставу-исполнителю, ведущему исполнительное производство, а также иным должностным лицам ФССП. Доступ к данным также получат иные лица и организации (в том числе банки), выплачивающие должнику заработную плату, пенсию, стипендию и иные периодические платежи, лица, осуществляющие учет прав на эмиссионные ценные бумаги должника при осуществлении ими списания (ареста) денежных средств должника, эмиссионных ценных бумаг.

Уничтожение

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

  • проведет проверку документации,
  • отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
  • составит акт об уничтожении;
  • упакует бумаги в специальную папку;
  • оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

  • сжигание;
  • измельчение;
  • химическая утилизация.

Проект ФСБУ о бухгалтерских документах и документообороте

Проект нового федерального стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» находится на сайте Минфина не первый год — с 2018 года. Он посвящен порядку оформления, исправления и хранения первичных учетных документов и регистров бухучета.

Вот два основных определения.

  1. Документами бухгалтерского учета признаются:
    • первичные учетные документы;
    • регистры бухгалтерского учета.
  2. Документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета с момента их составления или получения до завершения исполнения, а именно:
    • использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
    • отправки;
    • помещения в архив.
Читать еще:  Об оформлении счетов — фактур при оказании транспортно-экспедиционных услуг

Программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2019-2021 гг., опубликованной на сайте Минфина, предусматривает предполагаемый срок вступления этого ФСБУ в силу для обязательного применения – 2021 год.

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку «Исправленному верить».
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Благие намерения

Изменения в порядке оформления фактов хозяйственной деятельности и бухгалтерских операций вызвано необходимостью внедрения у нас основополагающих подходов международных стандартов финансовой отчетности, согласно которым многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением работников бухгалтерской службы (квалификация фактов хозяйственной жизни, оценка объектов учета и т.п.).

Отказ от унифицированных форм связан с расширением в хозяйственной практике ситуаций, которые не могут быть задокументированы в стандартных рамках типовых форм первичных документов.

Широкое развитие компьютерных технологий определило и необходимость узаконивания электронных документов, которые не могли быть предусмотрены альбомом унифицированных форм первичных документов. В этой связи в законе устанавливается, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это уравнивает в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и электронные с электронной подписью.

В Законе № 402-ФЗ установлена необязательность бумажных копий электронного документа, которые изготавливаются только если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Порядок составления первичных документов

Налоговая инспекция щепетильно относится к оформлению первичной документации, ошибки в ней, как правило, становятся причиной разногласий и наложением штрафов. Поэтому, к оформлению необходимо относиться с особой внимательностью — аудит организаций проводить самостоятельно и до прихода налогового органа в Вашу организацию.

Средства, которыми производятся записи, не должны стираться. К примеру, простой карандаш для этого не годен. Вся информация должна быть разборчивой. Все реквизиты должны быть заполнены, там, где записи нет, должен стоять прочерк. Все суммы указываются как цифрами, так и прописью. Заверять документ должен руководитель, главбух или уполномоченные лица, которых определяют заранее. Кроме того, документ должен быть подтвержден печатью организации.

  1. Исправления допускаются во всех первичных документах, кроме банковских. Они должны быть составлены заново. Причем, ошибочный документ не выкидывается, а прилагается к кассовой ведомости за ту дату, когда он выписан.
  2. За грубые нарушения ведения первичной документации налагаются штрафные санкции. Если налоговая инспекция усмотрела умышленное занижение налоговых выплат, то будет наложен штраф не менее 40000 рублей, если задолженность больше, то 20% от невыплаченного налога. Важно отнестись внимательно и к составлению документации в рамках кадрового учета, поскольку и трудовая инспекция имеет полномочи по наложению штрафоф, которые становятся все неподъемнее для предпринимателей и организаций.
  3. Сложности в оставлении первичных документов могут возникнуть не только на старте Вашей деятельности, когда Вы неопытны, но и впоследствии, при заключении новых сделок, введении новшеств, предоставлении новых видов услуг. Формы документов регулярно меняются, что может помешать корректному осуществлению расчетов и ведению дел.
Читать еще:  Оплата за простой – какую ставку НДС применить?

Что такое первичная документация в бухгалтерии

В российском законодательстве указано, что любой факт предпринимательской деятельности необходимо оформлять первичными бухгалтерскими документами. К таким фактам относится проведение сделок, событий или операций, которые могут повлиять на финансовое положение предприятия и движения денежных средств.

Таким образом, первичной документацией называют документы, которые чаще всего используют в учете при оформлении фактов хозяйственной деятельности. Более того, данный вид документов обязателен не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Оформление первичных документов в 1С бухгалтерия 8.3

Процедура формирования первичного учётного документа в программе 1С бухгалтерия не представляет трудности. Для того, чтобы это сделать требуется, перейдя по иконке Печать, открыть документы, предусмотренные программой. Формат некоторых документов предполагает возможность использования нескольких конфигураций для печати на бумажном носителе. Выбрать, необходимый на данный момент документ, можно из выпадающего списка.

К примеру, при необходимости, конфигурация документа – Товарная накладная (ТОРГ-12), выбирается из списка в подразделе Реализация товаров.

Программой 1С бухгалтерия 8.3, предусматривается указание обязательных реквизитов, заполняющихся в автоматическом режиме из встроенных справочников.

Сведения из регистров и справочников, попадающие в форму первичного документа, берутся в следующих источниках:

  • информация о юридическом лице, формирующем документ, находится в справочнике Организации;

  • сведения о контрагентах извлекаются из справочника с соответствующим наименованием;

  • информация о должностных и уполномоченных подписывать документы лицах, передаётся из регистра сведений, с помощью раздела Подписи либо Реквизиты продавца и покупателя. Все требующиеся данные, программа 1С бухгалтерия, выставляет автоматически после перехода по ссылкам или выпадающим окнам.

В документации, содержащей операции по реализации товаров, в случае надобности можно указывать сведения об отправителе и получателе груза, а также адрес, по которому должна быть осуществлена поставка.

Читать еще:  Безвозмездная передача имущества в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0

Кроме того, перейдя в данном разделе в подраздел Подписи, можно указать конкретное должностное лицо, которое удостоверит документ.

Подробности по процедуре заполнения списка оснований, дающих право на подписание документов в программе 1С бухгалтерия, ранее указаны в блоге бухгалтера на нашем сайте.

Документация по реализации услуг

Список лиц уполномоченных подписывать данный документ, находится в разделе – Реквизиты продавца и покупателя.

Срок хранения первичных документов

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

  • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
  • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
  • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
  • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
  • Он подписывается всеми ответственными лицами.

Обратите внимание! Теперь акт должен храниться у хозяйствующего субъекта. Срок хранения – до 75 лет.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

  • создаётся комиссия по приказу;
  • бумаги переписываются в отдельный реестр;
  • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
  • составляется акт.

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector