Предусмотрена ли административная ответственность за нарушение хронологии и нумерации первичных документов?

Ответственность за нарушения должностными лицами учреждений требований к ведению бухгалтерского учета, составлению и представлению бухгалтерской отчетности

Автор: Обухова Т., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Комментарий к Федеральному закону от 29.05.2019 № 113-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».

Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений (ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для того чтобы отчетность содержала достоверные сведения о финансово-хозяйственной деятельности, субъект учета должен отражать факты своей хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета в соответствии с нормами законодательства РФ.

Информация о размере административной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности крайне актуальна для главного бухгалтера, поскольку согласно позиции Верховного суда, изложенной в п. 24 Постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса РФ об административных правонарушениях», главный бухгалтер (при отсутствии в штате должности главного бухгалтера – бухгалтер) несет административную ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

За нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности ст. 15.11, 15.15.6 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. Здесь же отметим, что в случае искажения показателей бухгалтерской отчетности, составленной в соответствии с нормами Инструкции № 33н, а также при грубом нарушении требований к бухгалтерскому учету в отношении автономных учреждений применялась (до 09.06.2019) ст. 15.11 КоАП РФ. Положения ст. 15.15.6 КоАП РФ в отношении действий автономных учреждений не использовались, поскольку эта статья устанавливала административную ответственность должностных лиц в части нарушения порядка представления бюджетной отчетности, то есть отчетности, составляемой в соответствии с Инструкцией № 191н, а автономные учреждения составляют отчетность согласно Инструкции № 33н.

Федеральный закон от 29.05.2019 № 113-ФЗ в ст. 15.11, 15.15.6 КоАП РФ внес изменения, которые применяются с 09.06.2019. В силу поправок административная ответственность, предусмотренная ст. 15.15.6 КоАП РФ, возлагается на должностных лиц государственных (муниципальных) учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, а также иных организаций, осуществляющих в соответствии с бюджетным законодательством РФ бюджетные полномочия по ведению бюджетного учета и (или) составлению бюджетной отчетности. Таким образом, в случае нарушения должностными лицами автономных учреждений требований к ведению бухгалтерского учета, составлению и представлению бухгалтерской отчетности применяются нормы, закрепленные в ст. 15.15.6 КоАП РФ. Ниже рассмотрим новшества, внесенные в данную статью.

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

ВНИМАНИЕ! С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (см. постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Это связано с окончанием эксперимента по прослеживаемости товаров. При этом новый бланк обязаны применять все налогоплательщики НДС, даже если товары не подлежат прослеживаемости. Подробнее о новой форме счета-фактуры читайте здесь, а о системе прослеживаемости здесь.

Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению. Это бесплатно.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.

Каков размер ответственности
за непредставление отчетности
или ее представление с нарушением сроков?

За непредставление или представление с нарушением сроков, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, бухгалтерской отчетности должностные лица учреждения привлекаются к ответственности в виде административного штрафа в размере от 10 000 до 30 000 руб. (п. 1 ст. 15.15.6 КоАП РФ). Ранее в силу ст. 15.11 КоАП РФ штраф за подобное нарушение составлял от 5 000 до 10 000 руб.

Каков размер ответственности за нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и составления отчетности?

Положения ст. 15.15.6 КоАП РФ дифференцируют влияние нарушения на искажение показателей отчетности, соответственно, размер штрафа за нарушение, повлекшее незначительное искажение показателей бухгалтерской отчетности, отличается от размера штрафа за грубое нарушение требований к составлению отчетности, ведения бухгалтерского учета.

В примечании к ст. 15.15.6 КоАП РФ разъяснено, какие нарушения относятся к нарушениям бухгалтерского учета, повлекшим незначительные и значительные искажения показателей бухгалтерской отчетности, а какие – к грубым нарушениям требований к бухгалтерскому учету и составлению либо представлению бухгалтерской отчетности. Для наглядности приведем штрафы по каждому виду нарушений в таблице:

Нарушение требований к бухгалтерскому учету, повлекшее представление бухгалтерской отчетности, содержащей незначительное искажение показателей бухгалтерской отчетности.

Числовой показатель нарушения

Искажение показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном измерении, которое привело к искажению информации об активах, и (или) обязательствах, и (или) финансовом результате

Не менее чем на 1 %, но не более чем на 10 % и на сумму, не превышающую 100 000 руб.;

не более чем на 1 % и на сумму, превышающую 100 000 руб., но не превышающую 1 000 000 руб.

Занижение сумм налогов и сборов, страховых взносов

На сумму, не превышающую 100 000 руб., вследствие нарушения требований к ведению бухгалтерского учета и (или) искажения показателей бюджетной или бухгалтерской отчетности

Нарушение требований к бухгалтерскому учету, повлекшее представление бухгалтерской отчетности,содержащей значительное искажение показателей бухгалтерской отчетности.

Числовой показатель нарушения

Искажение показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном измерении, которое привело к искажению информации об активах, и (или) обязательствах, и (или) финансовом результате

Не менее чем на 1 %, но не более чем на 10 % и на сумму, превышающую 100 000 руб., но не превышающую 1 000 000 руб.;

не более чем на 1 % и на сумму, превышающую 1 000 000 руб.

Занижение сумм налогов и сборов, страховых взносов

На сумму, превышающую 100 000 руб., но не превышающую 1 000 000 руб., вследствие нарушения требований к ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и (или) искажения показателей бюджетной или бухгалтерской (финансовой) отчетности

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к составлению либо представлению бухгалтерской отчетности.

В отношении этого вида нарушения ст. 15.15.6 КоАП РФ установлены как виды нарушений, относимых к этой категории при достижении определенных числовых показателей искажения отчетности и занижения сумм налогов, так и действия должностных лиц, которые вне зависимости от числового размера отношения показателя от нормы квалифицируются как данный вид нарушения. К такому виду нарушений относятся:

Числовой показатель нарушения

Искажение показателя бухгалтерской отчетности, выраженного в денежном измерении, которое привело к искажению информации об активах, и (или) обязательствах, и (или) финансовом результате

Более чем на 10 %;

не менее чем на 1 %, но не более чем на 10 % и на сумму, превышающую 1 000 000 руб.

Занижение сумм налогов и сборов, страховых взносов

На сумму, превышающую 1 000 000 руб., вследствие нарушения требований к ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и (или) искажения показателей бюджетной или бухгалтерской (финансовой) отчетности

Кроме того, под грубым нарушением требований к ведению бухгалтерского учета, в том числе к составлению либо представлению бухгалтерской отчетности, либо под грубым нарушением порядка составления (формирования) консолидированной бухгалтерской отчетности понимаются:

• включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность показателей, характеризующих объекты бухгалтерского учета и не подтвержденных соответствующими регистрами бухгалтерского учета и (или) первичными учетными документами;
• регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета;
• ведение счетов бюджетного (бухгалтерского) учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
• отсутствие первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бюджетной или бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Ниже отразим штрафы, применяемые за рассмотренными нами выше виды нарушений требований к ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (см. п. 2 ст. 15.15.6 КоАП РФ):

Нарушение требований к бухгалтерскому учету, повлекшее представление бухгалтерской отчетности, содержащей…

Грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета, составлению бухгалтерской отчетности

…незначительное искажение бухгалтерской отчетности

…значительное искажение бухгалтерской отчетности

Предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб.

Предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 15 000 руб.

Наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 15 000 до 30 000 руб.

Повторное совершение такого административного правонарушения влечет наложение на должностных лиц административного штрафа

От 5 000 до 15 000 руб.

От 15 000 до 30 000 руб.

От 30 000 до 50 000 руб.

Настройка выписки счетов-фактур на аванс

Перед тем как перейти к выписке авансовых счетов-фактур, разберемся, какие настройки необходимо предварительно выполнить в программе.

Порядок регистрации

Обычно авансовые счета-фактуры выставляются в течение 5 дней после получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но бывают случаи, когда допустимо использовать другой порядок. Например, при долгосрочных непрерывных поставках контрагенту можно не выставлять счета-фактуры в течение месяца, а оформить документ только на сумму незачтенного аванса. Поэтому в настройках учетной политики по НДС необходимо настроить Порядок регистрации счетов-фактур на аванс, который будет использован по умолчанию.

Порядок можно задать и индивидуально для определенного договора контрагента.

Нумерация счетов-фактур на аванс

В 1С можно присваивать префикс «А» ко всем авансовым счетам-фактурам. Эта настройка устанавливается в разделе Справочники – Налоги – НДС.

Подробнее об использовании префикса «А» в авансовых счетах-фактурах

Гражданско-правовая ответственность

Гражданско-правовая ответственность за нарушение архивного законодательства носит компенсационный характер. Другими словами, лицо, виновное, например, в утрате или порче документов, обязано возместить причиненный ущерб.

Чаще всего наказание ограничивается материальным взысканием в виде уплаты неустойки или штрафа. Однако в случае серьезных нарушений, к примеру, при несоблюдении правил хранения особо ценных документов, последние могут быть изъяты по решению суда в соответствии со ст. 240 ГК РФ.

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

• подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
• исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

• Месяц.
• Квартал.
• Год.

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Порядок составления и представления бухгалтерской отчетности бюджетными учреждениями

Согласно п. 6 Инструкции №33н (утверждена приказом Минфина РФ от 25.03.2011) бюджетным учреждением бухгалтерская отчетность представляется в орган государственной власти (государственный орган), орган местного самоуправления, осуществляющий в отношении учреждения функции и полномочия учредителя в установленные учредителем сроки.

Бухгалтерская отчетность составляется на основе данных Главной книги и других регистров бухгалтерского учета, установленных законодательством РФ, с обязательным проведением сверки оборотов и остатков по регистрам аналитического учета с оборотами и остатками по регистрам синтетического учета. Данные, отраженные в годовой бухгалтерской отчетности учреждения, должны быть подтверждены результатами проведенной учреждением инвентаризации активов и обязательств.

Поскольку действие ст. 15.15.6 КоАП РФ распространяется на бюджетную, а не бухгалтерскую отчетность, должностные лица бюджетных учреждений не подлежат административной ответственности, предусмотренной в данной статье. Однако, необходимо помнить, что статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность должностных лиц за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. При этом в соответствии с п. 1 примечания к данной статье под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается в том числе искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Кроме того, казенные и бюджетные учреждения должны представлять отчетность в установленные сроки в надлежащем объеме в территориальные органы ФНС РФ и органы формирования официальной статистической информации.

Выемка документов

Принудительное изъятие документов предусмотрено в случае, если плательщик отказывается их предоставить добровольно. Это право налоговой службы закреплено в статье 94 НК. Для получения права на выемку налоговая должна получить отказ от руководителя компании или плательщик должен нарушить сроки предоставления документов.

Но и в случае выемки изъятию подлежат только те документы, которые касаются начисления конкретного налога или отражают взаимодействие с определенным контрагентом. Нельзя забирать другие документы и ту первичку, которая не относится к проверяемому периоду.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

• документов налогового учета;
• кадровых;
• бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Как застраховаться от штрафов за нарушение правил маркировки не по своей вине

Учитывая риски наложения различного рода взысканий, имеет смысл предусмотреть в договорах поставки, комиссий, агентских и иных договорах заверение со стороны контрагентов в том, что со своей стороны они соблюдают требования
законодательства, связанного с правилами обязательной маркировки.

То же самое можно сделать применительно к правилам маркировки.

Если по каким-то причинам контролирующие органы поставят вопрос о привлечении вашей организации к административной ответственности, при том, что очевидно вашей вины здесь нет, такие акты нужно будет незамедлительно обжаловать в установленном порядке. Конечный срок на обжалование составляет всего 10 суток с момента получения итогового постановления. Кроме этого, в самом договоре поставки или иной сделки желательно предусмотреть условие, согласно которому в случае наложения штрафа по вине контрагента, последний обязан возместить ущерб.

Такой рабочий инструмент позволит вам создать источник возмещения за счет контрагента, по вине которого нарушение было допущено.

План действий в случае нарушений правил маркировки одного из участников товарооборота

Разберем на примере: комиссионер не отразил убытие товара, который остается на комитенте. Как поступить?

Предположим, сама сделка уже заключена и исполнена: физически товар был перемещен и передан комитентом комиссионеру.

Когда комиссионер реализует товар, покупатель получает его по передаточным документам. В случае, если обнаруживается, что комиссионер не отразил эту информацию, то ответственность наступает у комиссионера, так как правила маркировки требуют обязательной передачи информации оператору системы Честный ЗНАК от каждого участника товарооборота. При нарушении этого требования участник подлежит привлечению к ответственности.

Обязательно нужно опираться на условия договора — есть ли в нем особенности на этот счет, но если физическое совершение сделки произошло, необходимо:

• связаться с оператором системы Честный ЗНАК через инструменты взаимодействия с ним,
• передать всю необходимую информацию,
• предоставить доказательства, что вы со своей стороны части внесли всю необходимую информацию о передаче товара, чтобы прослеживаемость не нарушалась.

Что же касается действий комиссионера — это вопрос его ответственности перед контролирующими органами.

Заострим ваше внимание на таком аспекте, как процедура привлечения к административной ответственности.

Правила обязательной маркировки появились сравнительно недавно — весной 2019 года — и как таковой судебной практики не так уж много. Возникающие в хозяйственной деятельности практические ситуации еще не стали предметом изучения. Поскольку у каждого есть обязанность отражать эту информацию, предоставляя ее оператору, со своей стороны нужно совершать максимум действий. В том числе сообщать о нарушениях со стороны контрагента.

Необходимо предоставлять все доказательства отсутствия вашей вины:

1. Вы участвуете в системе маркировки и со своей стороны выполняете весь алгоритм действий по соблюдению правил.
2. Если же нарушения были, то они носили разовый характер, и вы предприняли конкретные меры для того, чтобы все это устранить.
3. Ссылайтесь на действия третьего лица (как в случае отношений с комиссионером), за которого вы ответственности никакой нести не должны, в том числе, и на положения договора, в котором это будет отражено.

Оспаривайте постановления о нарушениях, потому что невыполнение таких постановлений дает основание контролирующим органам и дальше обращать на вас внимание, привлекать дальше к ответственности, в том числе, в двойном размере от суммы первоначального штрафа.