Сверхнормативная компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях НДФЛ не облагается

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья 188. Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе. Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

• покупка бензина;
• обслуживание и ремонт;
• амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей. Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей. Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.

Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций».

01. Документы

Должны быть правильно оформлены:

1. Положение о компенсации расходов за использование личного авто в служебных целях;
2. Приказ руководителя об установлении размера компенсации;
3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях;
4. Должностная инструкция сотрудника;
5. Расходные документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Например, путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ. Затраты сотрудников на горюче-смазочные материалы компенсируются с учетом норм, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Налогообложение

По действующему законодательству, компенсация работодателя за применение личного имущества по рабочей необходимости не подлежит налогообложению и с суммы не взимаются страховые взносы, если траты не превышают установленные нормы.

• до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
• от 2000 см3 – 1500 руб. в месяц;
• для мотоциклов – 600 руб. в месяц.

Если возмещение за износ авто превышает установленные нормы, то суммы облагаются НДФЛ. Исключение – траты на ремонт, ГСМ, техобслуживание.

Неоднозначная ситуация возникает, если автотранспорт гражданин использует по доверенности. Налоговая инспекция, ссылаясь на ТК РФ, заявляет, что личная машина должна принадлежать человеку на правах собственности. Следовательно, использование автотранспорта по доверенности не подходит под это определение.

Суд это утверждение опровергает. В законодательстве нет определения того, что является личным имуществом. Это позволяет под данным понятием подразумевать и машины, которыми гражданин пользуется по доверенности.

При возникновении спорных ситуаций вопросы законности предоставления компенсаций за применение личного авто решают через суд.

НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2019

Работнику, чья машина используется для нужд организации, положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. НДФЛ в 2019 нужно удерживать, или такая выплата подпадает под льготу?

Облагать не нужно

Сразу скажем, что от обложения НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных действующим законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). Так как налоговое законодательство не нормирует компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, в 2019 НДФЛ удерживать не нужно. Объясняется это следующим.

При расчете НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля сотрудника ориентироваться на нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 нельзя. Данный нормативно-правовой акт связан с нормирование расходов на выплату компенсации для целей расчета налога на прибыль и УСН.

Выплачивать работникам компенсацию за использование личного имущества нужно в соответствии с нормами статьи 188 Трудового кодекса. В свою очередь ограничения по размеру таких выплат в ней отсутствуют. Размер возмещения расходов, связанных с использование имущества работника, устанавливается в письменном соглашении, заключаемом между сотрудником и компанией.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
2. Приказ о возмещении расходов.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
4. Подтверждение служебного характера поездок.
5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Когда платить возмещение за использование личного ТС

Если работники используют собственное имущество для работы, им платят возмещение. К примеру, компенсация за авто сотруднику положена, если он с согласия работодателя пользуется собственным транспортом для рабочих поездок ( ст. 188 ТК РФ ). По правилам ему компенсируют:

• амортизацию — износ машины;
• иные расходы, которые связаны с эксплуатацией транспорта, — текущий ремонт, ГСМ, платную парковку (во время рабочей смены).

Возмещение за использование собственного имущества отдельно прописывают в трудовом договоре или же заключают дополнительное соглашение к нему. В локальных документах работодатель закрепляет все условия, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС № БС-3-11/ [email protected] от 13.11.2018). Кроме того, важно указать название и номер транспортного средства.

Еще один вариант для проведения взаиморасчетов — подписать с работником договор аренды его авто и перечислить в нем оказываемые услуги. В таком случае организация не возмещает использование личного транспорта сотруднику, а перечисляет ему арендную плату.

Что входит в компенсацию использования личного транспорта в служебных целях

Закон подразумевает, что работодатель в такой ситуации компенсирует работнику все расходы, которые связаны с эксплуатацией личного авто в служебных целях:

• Затраты на ГСМ.
• Оплата ремонта в случае возникновения технической неисправности.
• Оплата услуг парковки и мойки автомобиля в служебное время.

Поскольку выплата компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами, компания должна быть готова к возможным налоговым проверкам.

Для того, чтобы у проверяющих от ФНС не возникло вопросов, нужно иметь на случай проверки такие документы:

• Один из трех видов договора, в котором работодатель и работник договорились об использовании транспорта последнего.
• Копия техпаспорта на автомобиль, где указано, что работник является его собственником.
• Справка-расчет с суммой компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и прочих документов, которые подтверждают расходы на эксплуатацию автомобиля по службе.
• Приказ руководства о компенсации затрат работника на эксплуатацию автомобиля.

Фото: pixabay.com

Можно ли уменьшить налог на прибыль при выплате компенсации?

В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).

Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса . При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.

При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.

В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:

• эксплуатация транспортных средств в служебных целях по заданию предприятия;
• поддержание исправного состояния автомобилей на период, который указан в договоре;
• ремонт автомобилей — капитальный и текущий;
• нести прочие расходы на содержание транспортных средств;
• предъявление предприятию документов, которые подтверждают эксплуатацию транспортных средств в рабочих целях (путевой лист);
• покупка горюче-смазочных материалов для заправки.

В обязанности предприятия входило:

• поручение таких заданий служащим, при которых автомобиль использовался бы исключительно в служебных целях;
• возмещение расходов на горюче-смазочные материалы.

В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ ).

Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.

Следующий важный вопрос: надо ли отражать компенсацию за использование личного легкового автомобиля в производственных целях в отчетах по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ?

Необходимость отражения суммы компенсации за использование личного автомобиля зависит от того, облагаются ли в конкретном случае суммы выплат НДФЛ, или нет. Например, если сумма компенсации за использование личного автомобиля составляет 1 200 рублей в месяц, то доходом такая компенсация не является, и в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ не отражается.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 26.05.2019

Как учесть расходы на ГСМ, если работник получает компенсацию
за использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса. Причем этот размер принимается при письменном соглашении работодателя и работника. И оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

А вот в расходы по налогу на прибыль эта компенсация включается только в пределах норм , установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Кроме самой суммы компенсации, работодатель вообще-то должен также оплатить работнику его расходы, по содержанию личного автомобиля работника, в том числе и затраты на ГСМ. Но, согласно письма Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239 расходы на ГСМ учесть при налогообложении прибыли не получится. Потому что, как полагает Минфин РФ, в сумме компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому оснований для списания в расходы стоимости горюче-смазочных материалов, помимо сумм компенсаций, нет.

2. Бухгалтерский учет.

Бухгалтерская запись при начислении компенсации будет выглядеть следующим образом:

Д-т 26 (Счета затрат 20, 23, 25, 29, 44…) К-т 73

2.1. Пример

Допустим в ООО «Ромашка» инженеру Климову К.К. установлена компенсация использования личного автомобиля в производственных целях с 01.05.2021 г. в размере 1200 рублей в месяц.

Приказ выглядит следующим образом ( Скачать Приказ о компенсации авто).

В мае бухгалтер сделал проводку в учете

В июне инженер Климов К.К. болел и предъявил листок нетрудоспособности за период с 1 по 7 июня 2021 г.

В июне бухгалтеру необходимо скорректировать сумму компенсации, опираясь на дни присутствия Климова К.К. на рабочем месте.

Расчет будет выглядеть следующим образом:

1200 / 21 рабочий день в июне х 16 рабочих дней (Климов К.К. отработал) = 914 рублей 29 копеек

В июне бухгалтер сделает проводку в учете

30 июня Климов К.К. пишет заявление об отказе от использования личного автомобиля в служебных целях, в связи с чем издается следующий приказ.

С 1 июля начисление компенсации в учете прекращается.