Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Новое регулирование удаленной работы: что поправить в кадровых документах? Чек-лист для работодателя

По нормам статьи 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В нее вносятся сведения о работнике и выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут специальные книги.

В настоящее время применяются формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовым законодательством не установлен порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В связи с этим Минтруд отмечает, что допускается руководствоваться Правилами внесения изменений и исправлений в трудовую книжку, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Согласно пункту 30 Правил зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных записей, признанных недействительными, не допускается. Для внесения изменений нужно сделать запись «Запись за номером ХХ недействительна», а затем внести новую, исправленную запись.

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

    заявления (отпуска, увольнения),

уведомления (при сокращении, ликвидации),

соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),

распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),

трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),

дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Как перевести офис на удаленку в связи с пандемией

В соответствии с законом перевести сотрудников на дистанционную работу можно только с их согласия. Если оно достигнуто, все оформляется довольно быстро. Однако это справедливо для обычной ситуации.

Если же удаленка вводится «сверху», как было весной 2021 года, то согласия работника получать не нужно. В данном случае имеет место изменение условий организации труда, и работодатель может отправить всех на дистанционную деятельность в одностороннем порядке.

Однако по нормам ТК следует оповестить сотрудников об изменении условий труда за два месяца. Понятно, что в ситуации с распространением пандемии этого времени нет. К тому же распоряжения властей, как правило, содержат конкретные даты, когда нужно перевести компанию на удаленную работу. Как в этом случае оформить трудовые отношения?

Конечно же, сотрудники понимают сложившуюся ситуацию, поэтому переводить их на работу «из дома» удается на основании обоюдной договоренности. Порядок действий таков:

  • каждому работнику необходимо составить заявление в свободной форме, в котором указать основание перехода на удаленный режим и срок (можно сослаться на распоряжение властей);
  • подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, в котором учитываются все описанные выше нюансы;
  • директору следует выпустить приказ или распоряжение о переводе на удаленную работу сотрудников;
  • необходимо внести изменения в локальные акты о работе с электронной подписью, с базами данных, о доступе к другой конфиденциальной информации, после чего сотрудники должны быть под подпись ознакомлены с этими документами.

Проверки ГИТ в 2020 году

Напоминаем, что с 2017 года введена система риск-ориентированного подхода при проверках государственных органов и установлена их периодичность в зависимости от категории:

  • категория высокого риска — один раз в 2 года;
  • категория значительного риска — один раз в 3 года;
  • категория среднего риска — не чаще чем один раз в 5 лет;
  • категория умеренного риска — не чаще чем один раз в 6 лет;
  • категория низкого риска проверке не подлежит.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

  1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
  2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
  3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
  4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
  5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
  6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

  • Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.
  • Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

    Новое регулирование удаленной работы: что поправить в кадровых документах? Чек-лист для работодателя

    С 1 января 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, которые добавили ясности в правовое регулирование удаленной работы. Теперь понятия «дистанционная» и «удаленная» работа стали синонимами, удаленку можно комбинировать с посещением работодателя и абсолютно все кадровые документы можно оформить, вообще не встречаясь с работниками. Что учесть организациям, у которых уже есть или планируются удаленные форматы работы?

    Рассказывает:

    Юлия Шмагина,

    старший юрист компании BVDM Tax & Legal

    Что такое дистанционная работа?
    • Работник выполняет трудовые функции удаленно — вне места нахождения работодателя или иного места, находящегося под контролем работодателя;
    • Для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем работник использует интернет или иные средства связи.

    Если оба этих условия выполняются, отношения между работником и работодателем будут регулироваться гл. 49.1 ТК РФ о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

    Теперь работники могут выполнять свои трудовые функции дистанционно в нескольких форматах:

    • на постоянной основе в течение всего срока действия трудового договора. ТК РФ допускал такой формат и до внесения изменений;
    • временно, в течение срока, определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, но в пределах 6 месяцев;
    • периодически, при условии чередования периодов дистанционной работы и периодов работы на стационарном рабочем месте.
    Какие есть виды дистанционной работы?
    • постоянная
    • срочная до 6 месяцев
    • смешанная: периодически в офисе, периодически удаленно, периодичность определяет компания по своему усмотрению
    • временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя без согласия работника в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ)*

    *В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, а также в случае принятия соответствующего решения государственными или муниципальными органами.

    Какие документы нужны для оформления дистанционных работников?

    Обязательный документ:

    • трудовой договор о дистанционной работе, или
    • дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе.

    Дополнительный документ:

    • заявление работника о переходе на смешанный режим, или
    • заявление работника о переходе на постоянную удаленную работу (без посещения офиса).

    Эти заявления не нужно получать при трудоустройстве нового работника — с ним можно сразу заключить договор о дистанционной работе. Их желательно получить от уже работающих (штатных) сотрудников до заключения допсоглашения об удаленной работе или одновременно с ним.

    Заявления необязательны, но они помогут работодателю в случае спора, поскольку подтвердят предварительное согласие работника на удаленную работу. В случае конфликта работник не сможет доказать в суде, что его специально перевели на дистанционную работу под принуждением работодателя, например, чтобы потом уволить или снизить зарплату и норму выработки.

    Документы работодателя:

    • отдельный локальный акт об удаленной работе;

    В локальный акт об удаленной работе рекомендуем включить следующие разделы:

      • Основные понятия и принципы дистанционной работы в компании;
      • Особенности заключения трудового договора об удаленной работе или допсоглашения к трудовому договору;
      • Порядок электронного взаимодействия сторон (перечислить конкретные системы электронного документооборота, порядок работы с ними);
      • Порядок и сроки передачи отчетов и результатов работы;
      • Порядок и сроки реагирования на запросы работодателя;
      • Порядок использования оборудования для удаленной работы и компенсации расходов;
      • Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционными работниками;
      • Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя без согласия работников в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ) и пр.
    • приказ о переводе отделов или работников согласно штатному расписанию на удаленную работу;
    • график удаленной работы, с которым можно ознакомить работников через систему электронного документооборота и который можно было бы менять по усмотрению работодателя. На него нужно сделать ссылку в трудовом договоре или допсоглашении о дистанционной работе.

    Обратите внимание: график лучше сделать отдельным документом и утверждать через приказ, а не делать приложением к локальному акту или дополнительному соглашению (чтобы не получать согласие работников на его изменение, а просто ознакомить их в уведомительном порядке).

    При переводе на дистанционную работу в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ) согласие работника можно не получать и дополнительное соглашение с ним не заключать. Достаточно будет приказа с указанием списка работников, обстоятельств перевода, срока перевода и др.

    Изменения, на которые нужно обратить внимание работодателям:

    Теперь весь документооборот с работниками может быть электронным. Работодатель может знакомить удаленных работников с правилами внутреннего распорядка, локальными актами, обмениваться любыми документами в электронном виде. В локальном акте нужно подробно расписать порядок такого документооборота: какой сервис используется, с какой периодичностью работник должен проверять уведомления, сколько времени у него есть на ответ и др. (ст. 312.3 ТК РФ).

    Также можно оформить отношения с удаленным работником без личной встречи – путем обмена электронными документами. Для этого потребуется усиленная электронная подпись – квалифицированная для работодателя и неквалифицированная для работника.

    • заключении электронного трудового договора об удаленной работе (или дополнительных соглашений к договору),
    • заключении договоров о материальной ответственности, и
    • их изменении и расторжении.

    Рекомендация работодателю: по возможности дублируйте электронные документы, которыми оформляете отношения с работником, в бумажном виде.

    Режим рабочего времени нужно четко зафиксировать. Иначе дистанционный работник может установить режим рабочего времени по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).

    Нужно определиться с оборудованием для работы удаленного сотрудника. Компания должна решить, будет она предоставлять оборудование для удаленной работы или возмещать работнику его стоимость. Удаленные работники могут использовать свое или арендованное оборудование и получать за это компенсацию от работодателя (ст. 312.6 ТК РФ).

    Требование о компенсации установлено как обязанность работодателя. Однако формулировка «с согласия или ведома работодателя» позволяет сделать вывод, что окончательное решение, чье оборудование будет использовать работник, принимает работодатель. Однако закон новый и практика его применения только будет нарабатываться в ближайший год. Не исключено, что суды признают за работниками право требовать компенсацию, если они без согласования с работодателем начнут пользоваться собственным оборудованием. Например, если рабочий компьютер сломается и будет некоторое время находиться в ремонте.

    Рекомендация: включите в трудовой договор с работником или в допсоглашение об удаленной работе следующее положение:

    «Работник обязан использовать при выполнении им своей трудовой функции дистанционно исключительно оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем».

    Нельзя снижать зарплату работникам, которые переходят на удаленку. Кроме того, нельзя платить удаленным работникам меньше, чем работникам на такой же должности, которые работают в месте нахождения работодателя (ст. 312.5 ТК РФ).

    Изменились основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя. Во-первых, больше нельзя уволить удаленного работника по основаниям, не предусмотренным ТК РФ, но предусмотренным трудовым договором (это допускала ст. 312.5 ТК РФ в ранее действовавшей редакции).

    Во-вторых, в ТК РФ включили два дополнительных основания для увольнения дистанционных работников:

    • если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя (если стороны не согласовали более длительный срок);
    • если работник изменил местность выполнения трудовой функции и не может работать на прежних условиях. Например, если работодателю придется платить ему районный коэффициент (ст. 316 ТК РФ) или работник сменит часовой пояс и не сможет работать по установленному графику.

    Дистанционная и удаленная работа — что закрепить в локальных актах

    Найти единое решение для всех работодателей и работников, которое определяет количество и качество труда, учет рабочего времени, предоставление социальных гарантий и компенсаций, найти, невозможно. Специфика деятельности сторон трудовых отношений будет всегда вносить свои коррективы.

    И именно специфика труда позволяет сторонам трудовых отношений ДОГОВОРИТЬСЯ обо всех особенностях данных трудовых отношений, в том числе:

    • об измеримости труда,
    • о технологии учета рабочего времени (например, путем направления работником сообщения работодателю о начале работы и об окончании своей трудовой деятельности),
    • о наступлении страхового случая в виде временной нетрудоспособности,
    • о желании работника уйти в неоплачиваемый отпуск или пройти диспансеризацию,
    • о решении работодателя направить работника в командировку или привлечь его к работе в выходной (праздничный) день,
    • вынесении дисциплинарного взыскания и проч.

    В этой ситуации работодатель может закрепить предметные договоренности в локальных актах и трудовых договорах (соглашениях к ним), как, впрочем, происходит и при установлении всех других режимов работы.

    Соответственно, стороны трудовых отношений также могут разделить обязанности работника и работодателя по обеспечению охраны труда, безопасности при выполнении трудовых функций, внеся требуемые добавления в тематические локальные акты и трудовой договор. Проведя внеплановый инструктаж по его видам и обязав работника трудовым договором, локальным актом незамедлительно уведомлять работодателя о произошедшем с ним несчастным случаем или иным инцидентом с помощью электронных сообщений, устных сообщений по устройствам мобильной телефонной связи и подобное, с предоставлением работодателю в установленные сроки всех возможностей для проведения расследования несчастного случая, выполнения предписаний полномочных лиц, осуществляющих государственный контроль (надзор) и выполнение иных обязанностей работодателя.

    Вариант 1. Традиционный

    Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

    Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

    До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

    • можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
    • каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.
    • отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
    • работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

    Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

    Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

    • Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

    • Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

    • Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

    • После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

    • Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

    Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

    п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

    Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

    п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

    Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

    То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

    О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

    Рекомендации здесь могут быть такими:

    • направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
    • распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
    • распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
    • хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
    • работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

    Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

    Сколько хранить документы и как представлять для проверки

    Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. « Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов »).

    Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

    Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок

    Работодатели должны внести изменения в трудовые договоры, коллективный договор и локальные акты. Также нужно принять положение о временном переводе на удаленную работу: без него перевод из-за коронавируса будет незаконным.

    «Где брать оборудование для работы». На какую статью можно сослаться, чтобы это требовать от руководства? У нас максимально белая организация, ну вот компенсацию за использование личного оборудования никто не возместит никогда.

    Shurochka, и как эту компенсацию рассчитать тоже интересно

    Shurochka, указано же: «Источник: Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ». Причём даже гиперссылкой. Кликните, да почитайте.

    голоса
    Рейтинг статьи
    Читать еще:  Должностная инструкция бухгалтера: 5 составлящих и образец заполнения
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector