Россиян переводят на электронные трудовые книжки. Законопроект одобрен Думой

Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с экспертом

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

С 2020 года в России действуют электронные трудовые книжки. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Рассказывает эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова

Рекомендуем материалы в Контур.Школе:

• 13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД. Часть первая? — руководство, как заполнить и представить новую форму.
• Вся правда об электронных трудовых книжках. Инструкция для работодателей — читайте и в конце статьи скачивайте список мероприятий, которые нужно провести в 2020 году.
• Истек срок уведомления об «электронных трудовых». Что дальше? — узнаете, как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя; что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой; будет ответственность за ошибки прежнего работодателя.

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Закон об электронной трудовой книжке предложили в Минтруде

В Госдуму внесен законопроект, вводящий в России с 1 января 2021 года электронные трудовые книжки.

Законопроектом устанавливаются способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме.

В соответствии с законопроектом, с 1 января 2021 года ведение трудовых книжек на бумажном носителе будет осуществляться работодателем только тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление.

Работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение), и для них осуществляется ведение сведений трудовой деятельности в электронном виде, предусматривает проект закона.

Для лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и трудовая книжка указанным работникам не оформляется.

Предлагаемые законопроектом изменения, по экспертным оценкам, затрагивают около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица, отмечается в пояснительной записке.

В связи с этим законопроектом предусматривается реализация работодателями в течение 2020 года ряда мероприятий:

• внесение изменений в соглашения и коллективные договоры и (при необходимости) принятие (изменение) локальных нормативных актов;
• обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
• уведомление работников в письменной форме об указанных изменениях трудового законодательства.

Условия введения электронных трудовых книжек

Переход на электронные трудовые книжки планируется производить постепенно, и сопровождаться созданием эффективно работающей базы данных. В случае принятия законопроекта, реформа должна будет стартовать уже в 2020г. А с 2021 данные о стаже людей, впервые вступающих в трудовую жизнь, будут учитываться в цифровом формате. Одновременно с этим будет происходить замена бумажных документов на электронные и для всех остальных наёмных работников. По планам Минтруда уже в 2022г. более 60% трудящихся будут иметь цифровые трудовые книжки, хранящиеся в единой базе данных.

Что делать при переходе на новый формат

Вы должны:

• Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
• При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
• По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.

Вы можете:

• После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
• Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

Таблица изменений в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

С 1 сентября 2021 года начинает действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников, актуальные правила представлены в Приказе №320 от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

На фоне введения новых правил отменяются следующие нормативные акты, принятые ранее Минтруда РФ:

• Постановление №50 от 24.06.1994 — утверждало порядок расчета стажа при утрате документов при ЧС;
• Поставновление №69 от 10.10.2003 — содержало инструкцию по заполнению бумажных книжек;
• Приказ №588н от 31.10.2016 — вносило изменения в порядок ведения трудовых книжек.

С 01.09.2021 на смену указанных законодательных актов приходит Приказ №320н, который содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок их ведения и хранения.

Таблица изменений с 1 сентября 2021 года:

Изменение

Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов.

Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней.

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

Трудовые книжки в бумажном виде по правилам ст. 66 ТК РФ в 2021 году ведутся для следующих категорий работников:

• подавших заявление о сохранении бумажного учета до конца 2020 года;
• не подавших заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажных трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2021 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, согласно ст. 66.1 ТК РФ, в 2021 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работнике, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2021 года для работников, которые:

• впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся);
• до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).

Новый порядок ведения журналов учета

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодателю нужно организовать учет:

• чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
• трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

То есть нужно иметь два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Кто должен работать с электронными книжками

С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.

До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.

До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:

Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:

Выбрал электронную

Вернуться к бумажной нельзя

Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома

Выбрал бумажную

Можно в любой момент перейти на электронную

Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше

Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.

Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.

Рассказывает Екатерина, читательница Дела

Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.

В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.

«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».

Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.

Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.

В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.

Какие сведения фиксируются в ЭТК

В электронной трудовой книжке работника содержатся те же данные, что и в ее бумажной версии:

• ФИО сотрудника компании;
• место и период его работы;
• должность (профессия и специализация);
• квалификация (категория и разряд);
• дата приема, увольнения или перевода;
• основания для прекращения договора.

Если работнику необходимо получить информацию из ЭТК для прохождения собеседования или оформления кредита, то он может обратиться в ПФР или МФЦ по месту жительства. Указанные данные доступны на портале Госуслуг или в личном кабинете сайта Пенсионного фонда. Сведения из ЭТК можно получить и у последнего работодателя в распечатанном виде.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Как быть тем, кто в 2020 г. не работал, но сохранял место работы, и тем, кто не был трудоустроен, а потому не подавал заявление?

За пределами 31 декабря 2020 г. подать заявление могут:

• работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, сотрудники на больничном и т.д.);
• лица, имеющие стаж работы, но на 31 декабря 2020 г. не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Таким образом, у каждого работника, имеющего трудовой стаж до 31 декабря 2019 г., будет возможность выразить свое волеизъявление путем подачи заявления.

Как распространять персональные данные в 2021

Пробегусь по пунктам новой статьи 10.1 Закона «О персональных данных». Это она определяет особенности публикации персональных данных. Подумайте заранее, как реализовать в вашей деятельности эти новшества.

1. Возможность выбора

Оператор обязан обеспечить субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Это может выглядеть так: согласен на публикацию ФИО, не согласен на публикацию даты рождения. Посмотрим, что скажет РКН. Совершенно точно придется поломать голову над формулировками.

2. Последовательные доказательства

В случае раскрытия персональных данных неопределенному кругу лиц самим субъектом персональных данных без предоставления оператору согласия, предусмотренного настоящей статьей, обязанность предоставить доказательства законности последующего распространения или иной обработки таких персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение или иную обработку.

Например, один сайт написал про чиновника, второй сделал рерайт новости, третий — просто ее перепостил. Чиновник обиделся и написал жалобу в РКН.

В этом примере доказывать, что есть общественный интерес персональным данным чиновника будут все три сайта. Вряд ли у них будет согласие на распространение ПД чиновника. А других законных оснований нет.

3. Случайно все произошло

В случае, если персональные данные оказались раскрытыми неопределенному кругу лиц вследствие правонарушения, преступления или обстоятельств непреодолимой силы, обязанность предоставить доказательства законности последующего распространения или иной обработки таких персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение или иную обработку.

Например, произошел слив базы данных банка в сеть. Кто-то их скопировал и опубликовал. Значит он будет доказывать законность распространения этой информации. Не знаю, получится ли у него это.

4. Четкость формулировок

В случае, если из предоставленного субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, не следует, что субъект персональных данных согласился с распространением персональных данных, такие персональные данные обрабатываются оператором, которому они предоставлены субъектом персональных данных, без права распространения.

Речь идет о том, что если вы намудрите в своей форме согласия, то обрабатывать персональные данные можно, но только без распространения.

5. Если не следует, то не следует

В случае, если из предоставленного субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, не следует, что субъект персональных данных не установил запреты и условия на обработку персональных данных, предусмотренные частью 9 настоящей статьи, или если в предоставленном субъектом персональных данных таком согласии не указаны категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты в соответствии с частью 9 настоящей статьи, такие персональные данные обрабатываются оператором, которому они предоставлены субъектом персональных данных, без передачи (распространения, предоставления, доступа) и возможности осуществления иных действий с персональными данными неограниченному кругу лиц.

Тот же пример: намудрили непонятного в форме согласия — публиковать нельзя.

6. Как вручить согласие

Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено оператору:

• непосредственно;
• с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

С первым случаем все понятно, со вторым пока не понятно. Потому что Роскомнадзор еще не придумал такую систему. Когда придумает и запустит — не понятно. Если к 1 марта 2021 года не придумает, то единственным способом остается прямая передача согласия субъектом оператору. Это понятно, кэп?

7. Как будет работать ИС Роскомнадзора

Правила использования информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, в том числе порядок взаимодействия субъекта персональных данных с оператором, определяются уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.

Роскомнадзор все придумает, напишет и нам расскажет.

8. Молчание не является согласием

Молчание или бездействие субъекта персональных данных ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Многозначительно промолчать в ответ на вопрос: «даете свое согласие на публикацию ваших данных на нашем сайте?» — означает нет.

9. Отказать запрещать нельзя

В согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, субъект персональных данных вправе установить запреты на передачу (кроме предоставления доступа) этих персональных данных оператором неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) этих персональных данных неограниченным кругом лиц. Отказ оператора в установлении субъектом персональных данных запретов и условий, предусмотренных настоящей статьей, не допускается.

Например, человек может разрешить опубликовать свои ФИО и возраст в отзывы на товар. Но тут же запретить передавать кому-нибудь еще. Например, вашему рекламному агентству. И ограничить человека в этом праве нельзя.

10. Отсроченный пункт

Оператор обязан в срок не позднее трех рабочих дней с момента получения соответствующего согласия субъекта персональных данных опубликовать информацию об условиях обработки и о наличии запретов и условий на обработку неограниченным кругом лиц персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Этот пункт вступит в силу с 01 июля 2021 года, если ничего не изменится. Пока я не понял, где оператор должен что-то публиковать, зачем это вообще нужно. «Посмотрим, что скажет Роскомнадзор» (цы).

11. Общественный или публичный интерес

Установленные субъектом персональных данных запреты на передачу (кроме предоставления доступа), а также на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, не распространяются на случаи обработки персональных данных в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законодательством Российской Федерации.

Человеку нельзя запретить публиковать персональные данные в перечисленных случаях. Но наличие нужного интереса должен доказывать оператор, опубликовавший информацию. Четких критериев значимости интересов законодательство не определяет, поэтому нужно каждый случай рассматривать индивидуально.

12. Запретить можно в любой момент

Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению. Указанные в данном требовании персональные данные могут обрабатываться только оператором, которому оно направлено.

Субъект потребовал удалить информацию, оператор обязан исполнить. Если только нет других случаев обработки персональных данных без согласия субъекта. Например, общественный интерес из пункта 11.

13.Запрет с момента получения требования

Действие согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, прекращается с момента поступления оператору требования, указанного в части 12 настоящей статьи.

Ранее выданное согласие превращается в тыкву в момент получения оператором отзыва согласия.

14. Требования нужно выполнить быстро

Субъект персональных данных вправе обратиться с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) своих персональных данных, ранее разрешенных субъектом персональных данных для распространения, к любому лицу, обрабатывающему его персональные данные, в случае несоблюдения положений настоящей статьи или обратиться с таким требованием в суд. Данное лицо обязано прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) персональных данных в течение трех рабочих дней с момента получения требования субъекта персональных данных или в срок, указанный во вступившем в законную силу решении суда, а если такой срок в решении суда не указан, то в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Помните пример про три сайта и чиновника? Так вот чиновник может потребовать удалить информацию как с одного, так и со всех трех. Где увидит статью о себе, туда и напишет. А может пойти сразу в суд. Соответственно, каждый сайт должен прекратить публикацию данных чиновника в течение трех дней.

15. … но не всем

Требования настоящей статьи не применяются в случае обработки персональных данных в целях выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления функций, полномочий и обязанностей.

Кратко — им можно. Точка.

Какая ответственность грозит за нарушения новых требований

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

Передавайте новые сведения о трудовой деятельности с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас есть простой учет, зарплата, отчетность и другие инструменты для бухгалтера и директора.