Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Штатное расписание – унифицированная форма Т-3 и образец заполнения

Штатное расписание на 2021 год

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. В нем фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, а точнее занимающим их сотрудникам, положены льготы.

Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР могут обойтись индивидуальные предприниматели и микропредприятия. Они вправе использовать типовые трудовые договоры, в которые включить все условия.

Действующими нормативными актами унифицированная форма штатного расписания не предусмотрена, и организация разрабатывает и утверждает этот документ самостоятельно.

Что такое штатное расписание

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).

Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

  • структура, штатный состав и численность работников;
  • перечень структурных подразделений (при наличии);
  • наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Для чего нужно штатное расписание?

Отметим некоторые положительные моменты:

  • штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
  • позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
  • набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
  • решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
  • трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).

Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.

Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.

Затем записывается порядковый номер штатного расписания, который присваивается исходя из количества принятых редакций в текущем году. Рядом проставляется дата, когда было составлено штатное расписание.

После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.

Основное поле документа представляет собой большую таблицу.

Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.

Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.

В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей. Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности.

Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.

Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.

В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.

В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.

Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.

В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.

Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.

Читать еще:  Действия работодателя в случае, если работник отказался пройти периодический медицинский осмотр

В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.

Столбец «Примечание» предназначается для различных пояснений, замечаний и т. д. К примеру, если какая-либо из должностей на момент утверждения документа не занята, то в этом столбце можно оставить комментарий о наличии вакансии по ней.

Составление документа оканчивается итогом, в котором нужно отразить общее число штатных единиц согласно составленного расписания и общую сумму зарплаты (фонд).

Документ после завершения заполнения подписывается главным бухгалтером и работником-кадровиком.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Как уже сообщалось ранее, заполнение такого рода документов обязует соблюдения некоторых правил, дабы в дальнейшем они сохранили свою юридическую силу.

В первую очередь нужно отметить, что бланк штатного расписания содержит в себе два раздела, а именно: вводный и основной. Чтобы в полном объёме изучить инструктаж по заполнению данного документа, опишем каждый раздел по отдельности.

Вводный раздел

Сперва требуется вписать наименование учреждения, которое соответствует тому, что указано в свидетельстве о регистрации. Записывается название вне зависимости от того, каким образом оно указано, то есть латинские символы в бланк вносим таким же.

Затем следует указать код ОКПО, включая номер документа и дату его составления. После этого указывают срок действия данного расписания. Однако нужно отметить, что здесь указывают только ту дату, когда он был утверждён, поскольку дату окончания чаще всего не знают точно. Это связано с тем, что «штатник» имеет свойство изменяться в процессе трудовой деятельности учреждения.

(Видео: “Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева”)

Основная часть

Сразу нужно отметить, что основной раздел состоит в виде таблицы. Для того чтобы не ошибиться в заполнении, необходимо ознакомится с каждой графой по отдельности – всего их десять.

Итак, графа первая. Здесь требуется указать наименование структурного подразделения. Довольно удобно будет вписать их в иерархической последовательности, то есть администрация, юр.отдел и бухгалтерия, поскольку именно в них руководство учреждения ведёт деятельность. Затем следует вписать отделы, совершающие основные задачи учреждения.

Графа вторая. Здесь вводим код структурного подразделения. Обычно его назначает работодатель.

Графа третья. В эту графу вносятся все данные о занимаемых вакансиях сотрудников, включая их квалификацию. Если есть возможность выбрать название должности с ОКПДТР, рекомендуется его применить.

Четвёртая графа. Эта графа предполагает собой численность штатных объектов. Когда в учреждении осуществляется работа по совместительству, тогда эти числа вписываются при помощи дробей.

Помимо этого, в «штатник» разрешается дополнить открытые вакансии. Когда планируется расширение штата, их можно заблаговременно добавить в документацию с целью в дальнейшем не исправлять его.

Читать еще:  Акт об отказе писать объяснительную записку – образец

Пятая графа. Здесь необходимо вписать ставку по тарифу для каждой должности по отдельности, а именно месячную заработную плату.

Шестая-восьмая графа. В эти графы записываются все сведения о дополнительных выплатах в учреждении. Сюда включены все премиальные средства, доплаты и поощрительные начисления. В определённых моментах такие выплаты может фиксировать непосредственно учредитель, а в основном они утверждены трудовым кодексом РФ.

Девятая графа. Здесь указывается общая сумма средств, которая получается в сумме от пятой по восьмую графу по каждому сотруднику на конкретных вакансиях.

Десятая графа. Эта графа предназначена для записи каких-либо примечаний.

В конце основного раздела также имеется поле «Итого», в котором требуется вписать общую численность штатных единиц лица и зарплатные начисления за рабочий месяц.

(Видео: “Вебинар по штатному расписанию. Что требует законодательство? – Валентина Митрофанова”)

Порядок сокращения должностей

Ранее мы оговаривали тот факт, что в формуляр Т-3 разрешается вносить различные изменения. Такие правки вносятся даже в том случае, когда в учреждении происходит сокращения штата или числа подчинённых. Чтобы данные действия обрели определённую законность, руководство обязано оповестить таких подчинённых о том, что трудовые отношения с ними вскоре будут прекращены по этой причине сокращения. Данное уведомление должно поступить сотрудникам за 2 месяца до расторжения договора.

Помимо этого, предприятие должно подготовить специальное заявление, где будут отображены все ФИО подчинённых, попавшие в это отчисление. Если такая процедура происходит в связи с сокращением определённых должностей, тогда также требуется составить определённое распоряжение.

После этого необходимо спроектировать обновлённый штатный формуляр, который станет действительным сразу после прекращения трудовой деятельности с конкретными работниками.

Внесение изменений в штатное расписание

Совершать различные исправления в документе штатного расписания заключает решение непосредственно руководитель учреждения. Нужно отметить, что такое действие должно быть подтверждено специальным распоряжением, которое предполагает добавление изменений в формуляр. Какой-то определённой формы для составления приказа не существует, поэтому руководитель вправе оформлять его в любом виде на его усмотрение.

После того, как правки были внесены в документ, его следует подписать, на что имеет право начальник предприятия или другое уполномоченное на эти действия лицо.

Вносимые коррекции могу быть различного характера. Основными являются следующие правки:

  • удаление одной или нескольких вакансий;
  • добавление новой должности, если было принято определённое разрешение на расширение трудовой деятельности организации;
  • сокращение организационного штата;
  • редактирование размера заработных ставок подчинённых;
  • смена наименований участков или должностей.

Вышеперечисленный перечень изменений не является исчерпывающим, так как руководитель учреждения имеет право включать и другие корректировки в «штатник».

Снизу мы приведём таблицу, где будут отображены основные причины для внедрения коррективов в штатное расписание, в том числе их порядок и требование об уведомлении подчинённых о данных действиях.

Составление распоряжения об исключении определённых штатных единиц или о формировании нового штатного расписания.

В этом случае необходимо письменно оповестить сотрудников о дальнейших действиях не меньше чем за два месяца и предложение увольняемым подчинённым о свободных вакансиях.

Перед тем, как руководитель внесет такие правки в документ, необходимо провести ряд несколько процедур в виде оповещения подчинённых о:

  • ближайших изменениях в трудовых договорах (в письменной форме);
  • причинах, по которым осуществляются данные правки.

Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.

Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.

О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте здесь.

Штатное расписание образец заполнения

Нумерация штатного расписания может быть сплошной, из года в год, или начинаться каждый год сначала. Он утверждается отдельным приказом руководителя по основной деятельности, поэтому нужно в соответствующих графах указать данные этого документа и дату, с которой он вступает действие, а также общее количество рабочих мест на предприятии, в том числе и незанятых. Необходимо учитывать, что дата составления формы Т-3 может отличаться от даты ее утверждения и даты вступления в действие. В этом случае они должны идти в соответствующем порядке.

Таблица документа включает следующие графы:

  • Наименование структурного подразделения;
  • Код структурного подразделения;
  • Должность, разряд, квалификация;
  • Количество штатных единиц;
  • Оклад;
  • Доплаты и надбавки;
  • Всего;
  • Примечание.

Штатное расписание предприятия образец заполнения рассмотрен на примере ООО «Столица», имеющего два структурных подразделения – «Эвакуатор» и «АУП».

Каждое предприятие состоит из структурных подразделений, которые отражают основные направления деятельности организации. Чем больше фирма, тем больше их количество. Наименования подразделений определяются руководством самостоятельно, в соответствии с утвержденной действующей организационной структурой юридического лица.

Каждому подразделению присваивается код, который может быть просто набором цифр, аббревиатурой названия отдела, или кодом, обозначающим место расположения части предприятия.

Наименование должности организация определяет на основе классификатора ОКПДТР. Коммерческим предприятиям разрешается отступать от строгой формулировки. Исключение составляют бюджетные учреждения и организации, в которых присутствуют профессии с вредными и особыми условиями труда, дающие право работникам на льготы и государственную поддержку.

Здесь необходимо обязательно использовать разряды и классы в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками. Последовательность может быть любая: по алфавиту, по приоритету должности, в разброс.

Количество работников определяется предприятием самостоятельно в соответствии с производственной необходимостью. По некоторым должностям может использоваться труд совместителей или работников с неполным рабочим днем. В этом случае применяются десятичные дроби (0,3; 0,7). Кроме этого, если есть необходимость в определенном количестве работников, а фактически работает меньше, в данной графе учитываются и вакантные должности. Для этого делается сноска с расшифровкой внизу, или отметка в графе «Примечание».

В графе «Оклад (тарифная ставка)» отражается зарплата за месяц, выраженная в рублях с копейками. Она определяется исходя из тарифных ставок, тарифных сеток, доли или процента в выручке или прибыли и т. д. При сдельной оплате труда в штатном расписании указывается зарплата, рассчитанная по определенным методикам.

Читать еще:  Как поставить запись в трудовой ели его перевели по совместительству

Графы «Надбавки и доплаты» включают в себя установленные законом или договорами выплаты работникам. Это могут быть премии, оплата за особые условия труда, доплата за интенсивность. Если эти категории отсутствуют, организации имеет право исключить их из штатного расписания. В случае необходимости, здесь могут использоваться такие единицы измерения как проценты.

В графе 5 указываются должностные оклады, в графе 6 — премии, которые должны быть предусмотрены в Положении «О премировании», коллективном договоре фирмы и трудовых договорах работника. В графе 7 указывается доплата за вредные условия, назначаемая после проведения специальной оценки условий труда и закрепленная в соответствующих нормативных актах предприятия.

В «Графе 9» отражается сумма зарплаты итого, с учетом различных доплат по каждой должности, и всего по предприятию, умноженная на количество работников организации. Фактически итог данной графы равен фонду заработной платы предприятия за месяц.

В ходе работы в документ могут вноситься изменения и коррективы.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Колонка, содержащая сведения о должности, разряде, категории классификации заполняется согласно ОКПДТР (общероссийский классификатор). Если на день составления документа должность вакантна, делается соответствующая пометка в примечании.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

Колонка, содержащая информацию о надбавках, фиксирует такие дополнительные выплаты:

  1. Премии.
  2. Доплаты.
  3. Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра — фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно?

Штатное расписание – внутренний документ, которым индивидуальный предприниматель утверждает структуру, численность своих штатных работников и их заработную плату в соответствии с занимаемой должностью.

Форму документа предприниматель может разработать сам, но проще использовать унифицированную форму № Т-3. Ее основные разделы включают:

  • наименование структурного подразделения (отдел, цех и т.п.),
  • должность сотрудника (должность, указанная в трудовом договоре, должна соответствовать должности в штатном расписании),
  • число предусмотренных штатных единиц по каждой должности,
  • оклад или тарифную ставку (зависит от принятой формы оплаты труда),
  • дату вступления расписания в силу.

Фамилии сотрудников, замещающих должности, в расписании не указываются, их назначают приказом уже после утверждения «штатки». Включать самого себя в штатное расписание ИП не должен, так как согласно ТК сотрудником не является. Расписание утверждается и вводится в действие приказом за подписью предпринимателя.

Закон не содержит прямого предписания всем работодателям составлять штатное расписание, но на практике лучше не пренебрегать этим важным кадровым документом. И вот почему:

  • без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение штата и увольнение сотрудников по п. 2 ст. 81 ТК РФ;
  • штатное расписание или выписки из него часто запрашивают при проверке налоговые органы и внебюджетные фонды, инспекция по труду;
  • отсутствие штатного расписания грозит предпринимателю предупреждением или наложением штрафа.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

  • переименования структурных подразделений или должностей;
  • изменения оклада;
  • реорганизации предприятия;
  • сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания указывается одна из следующих причин:

  • усовершенствование организационной структуры компании;
  • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
  • реорганизация компании;
  • расширение или сокращение компании;
  • изменение законодательства;
  • оптимизация организационных процессов;
  • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
  • устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector