Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы — образец

  • Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы
  • Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
  • Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы
  • Структура номенклатуры отдела кадров
  • Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
  • Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы
  • Итоги

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Как правильно составить

Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения утвердят до конца 2019 года, а вступит в силу она с 1 января.

Шаг 1. Заполняем графу 1 — «Индекс дела».

В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр.

Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом. П ервая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том.

Например, шифр 01-07 обозначает:

  • 01 — это код кадровой службы в соответствии с принятой в организации системой обозначений;
  • 07 — номер дела «Трудовые договоры».

Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения.

Шаг 2. Заполняем графу 2 — «Заголовок дела».

Заголовок дела — это его название. Его формулируют емким и говорящим о составе хранящихся в нем документов, «Трудовые договоры» или «Приказы по личному составу» — хорошие наименования. А вот названий «Важное», «Срочное», «Переписка» и похожих на них следует избегать — они неинформативны и ничего не говорят о том, какие документы хранятся в делах.

Шаг 3. Заполняем графу 3 — «Количество единиц хранения».

Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы.

Шаг 4. Заполняем графу 4 — «Срок хранения, № статей по Перечням».

Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ и законами, которые вносили в него изменения, например законом № 43-ФЗ. Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями 43-ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

Читать еще:  Как поставить запись в трудовой ели его перевели по совместительству

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 или Главархива СССР от 15.08.1988 утверждены перечни документов с указанием срока их хранения.

В графе реестра необходимо указать сам срок в годах, «постоянно» либо «до востребования» и сослаться на пункт перечня, которым этот срок определен.

Шаг 5. Заполняем графу 5 — «Примечания».

Графа предназначена для проставления важных отметок в течение действия сводного реестра дел: о выделении дел к уничтожению или о передаче дела в другую организацию.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

  1. Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
    • наименование организации (в полном виде);
    • наименование структурного подразделения (в полном виде);
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой);
    • заголовок дела;
    • сроки хранения дела и номера статей по перечню (при необходимости).
  2. В дело подшиваются:
    • только оформленные и исполненные документы;
    • один оригинал, за исключением нескольких случаев;
    • изданные в одном календарном году.
  3. Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2020 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
  • заголовок;
  • срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

Читать еще:  Должностные обязанности бухгалтера-кассира: цели, задачи, права и обязанности

Структура номенклатуры

Обратите внимание! Типовая форма этого документа утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов (приложения 25, 26), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

Ее структура состоит из следующих граф:

  1. В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:
  • о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
  • конкретном номере указанного дела.

Например, индекс 01-02 может обозначать, что дело составлено в подразделении 01 (к примеру, это может быть отдел кадров) и относится к группе документов под номером 02 (к примеру, это могут быть срочные трудовые договоры).

  1. Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
  2. В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
  3. В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
  4. Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр.

После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

  • до 10 лет;
  • длительно, то есть более 10 лет;
  • постоянно, на время работы всей организации.

Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

  • Устав организации.
  • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
  • Номенклатура дел подразделений.
  • Штатное расписание.
  • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
  • Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  • Номер (индекс) дела.
  • Наименование его.
  • Количество папок (единиц хранения) в деле.
  • Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Читать еще:  Какова нормальная продолжительность рабочего времени в день, неделю, месяц

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Номенклатура и формирование дел

Какая номенклатура должна вестись?

  • Должны быть составлены нормативные и правовые акты, которые контролируют процесс работы отделения кадров.
  • Положение о самом отделении кадров.
  • Должно быть расписание (штатное).
  • Должны присутствовать приказы о приёме на работу и увольнении сотрудников.
  • Должна быть переписка с иными предприятиями по вопросам о повышении квалификации, поиска новых кадров.
  • График отпусков рабочих.
  • Приказы о применении взысканий о дисциплине, поощрении.
  • Приказы о командировках.
  • Документы, которые используются для подготовки и переподготовке сотрудников.
  • Приказы по перенаправлению на другую работу или продвижению по карьере и т.д.

Если какое-то предприятие захочет сдать документы в гос. хранение, то нужно будет согласовывать всю номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией гос. архива. Вся номенклатура дел предприятия или организации оформляется на бланке, который сделан по стандарту.

Как происходит формирование дел:

  1. Документы помещаются в одно дело, при этом эти документы соответствуют названию дела по содержанию (только исполненные документы).
  2. Порядок расположения документов в конкретной последовательности (по хронологии или алфавиту).

Правовая база

Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

  • Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
  • Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4);
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
  • Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2015 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).

Как уточнить номенклатуру на следующий год

Чтобы не было ошибок и неточностей в работе компании, сотрудники обязываются следить за своевременностью отражения записи данных в номенклатуру дел отдела кадров по примеру. Ежегодно должностное лицо анализирует документацию по колонкам, опираясь на сроки хранения. При возникновении объективной потребности (например, переименовано структурное подразделение) работник имеет право изменить название разделов. После пересмотра запускается процедура утверждения на будущий период, для чего оперативно издается приказ руководства.

Грамотно составленная номенклатура свидетельствует о квалифицированном подходе компании к организации документооборота. Правильность оформления значительно упрощает делопроизводство, не допускает простоя в работе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector