Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учёт рабочего времени на предприятии: порядок и особенности заполнения табеля

Как заполнить табель учёта рабочего времени

  • Как принять на работу иностранца
  • Удаленную работу узаконили
  • Какие документы оформить при найме сотрудника
  • Как принять сотрудников на удалённую работу
  • Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
  • Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
  • Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
  • Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
  • Как правильно оформить испытательный срок работнику
  • Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
  • Как уволить пенсионера
  • Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
  • Как не получить штраф за вакансию
  • Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
  • Как ИП принять на работу сотрудника
  • Как уволить сотрудника
  • Как принять на работу сотрудника в организацию
  • Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.

Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:

  1. Учет отработанного времени. Данный способ предполагает, что проводится сплошная фиксация (регистрация) реальных отработок. Кроме того, такой способ учета отработок предполагает не только фиксирование имеющихся отклонений, но и последующее заполнение табеля. Формирование обязательной формы отчета (табель Т–13) осуществляется на базе учтенных фактических данных.
  2. Учет отклонений. При этом в программу 1С:ЗУП вносятся следующие данные: расхождения с исходным графиком работника, например. прогулы, невыходы на работу, взятые отпуска и т.д. При учете отклонений ведение табеля не является обязательным, а регистрация всех выявленных отклонений проводится отдельно.

Обратите внимание: программа 1С:ЗУП рекомендует использовать метод внесения отклонений.

Приказ о приеме на работу для каждого конкретного сотрудника содержит данные о графике его работы. Базой предоставления такой информации является производственный календарь. Последний, в свою очередь, учитывает предпраздничные дни, праздничные дни, а также выходные.

Для того чтобы выполнить проверку производственного календаря в программе 1С:ЗУП, необходимо обратиться к разделу «Настройки», а затем выбрать вкладку «Производственные календари». Кроме того, это можно сделать, обратившись к опции «Графики работы сотрудников».

Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.

Производственный календарь – основа, позволяющая определить норму отработок. Для того чтобы вывести на экран таблицу временных норм, а также перечень рабочих и выходных, календарных дней для конкретного квартала или месяца, необходимо обратиться к кнопке «Печать».

В программе 1С: ЗУП график «Пятидневка» уже создан по умолчанию. Для того чтобы ознакомиться с перечнем всех доступных графиков, пользователю необходимо обратиться к опции «Графики».

В нашем случае открытый график «Пятидневка» содержит информацию о информацию о выходных и рабочих днях (на основе загруженного календаря).

Табель учета рабочего времени заполняется на основе данных, рассмотренных выше. при необходимости пользователь 1С может создать дополнительные графики самостоятельно. Например, исходя из установленных требований учета, выделить для своей организации смены, ночные часы. Кроме того, предусмотрена возможность задания дополнительных настроек.

Программные возможности 1С позволяют реализовать даже самые сложные схемы учета отработанного сотрудниками времени – настройка достаточно проста.

Обратившись к опции «Изменить свойства графика», оператор 1С:ЗУИ может провести настройку часов работы, а также при необходимости задать свои параметры. На рисунке представлен сменный вариант графика.

Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется на основе настроек, заданных пользователем ранее. Кроме того, рабочее время конкретного сотрудника будет учтено при начислении заработной платы.

Обратите внимание, что при приеме на работу каждому новому сотруднику задается график. При этом можно изменить данные, указанные ранее. Для этого пользователю необходимо обратиться к документу «Кадровое перемещение».

Кроме того, возможности программы 1С позволяют пользователю изменить график и для выбранной группы (списка) сотрудников. Для этого необходимо создать новый кадровый приказ, обратившись к разделу «Кадры» и выбрав вкладку «Приемы на работу, переводы, увольнения».

Обратите внимание, что программа ЗУП дает возможность ввести и индивидуальный график, например, в случае, если определенному сотруднику на конкретный период времени требуется изменить условия работы. Сюда относят установку сокращенных дней, а также корректировку выходных и рабочих дней.

При этом расчет временной нормы будет осуществляться не на основе основного графика (который в свою очередь обозначен в соответствующем приказе. Норма будет определена на основе обновленных данных.

Для ввода «Индивидуального графика» пользователю ЗУП необходимо обратиться к разделу «Зарплата», затем выбрать вкладку «Учет времени». Далее из раскрывающегося списка необходимо вбрать сотрудников, которых коснется изменение. Таким образом, в табличной части документа задается новый график для группы работников.

Если сотрудник не вышел на работу по каким–либо причинам, это необходимо отразить в программе. Невыход работника отображается путем внесения документов отклонений. Последние отображаются в табеле в автоматическом порядке.

Читать еще:  Особенности разных видов НКО, их различия и цели создания

Несмотря на это, при таком способе учета табель не вносится как отдельный документ. Пользователю необходимо представить его в виде отчета.

Обратите внимание, что подобная опция доступна не только в программе «Зарплата и управление персоналом», но и в программе 1С:Бухгалтерия.

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

  • «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
  • «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Суммированный учет

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.

В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.

Норма учета рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка .

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Читать еще:  Сроки и порядок хранения исполнительных листов в организации

Присутствие на рабочем месте:

Работа в дневное время

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином

Командировки и повышение квалификации:

Повышение квалификации с отрывом от труда

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

Прогул без уважительных причин

Режим неполного рабочего времени

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

Дополнительный оплачиваемый выходной

Дополнительный неоплачиваемый выходной

Невыясненная причина неявки

Простой по вине работодателя

Простой по не зависящим ни от кого причинам

Простой по вине работника

Отстранение от работы (оплачиваемое)

Остранение без сохранения ЗП

Приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

Принципы заполнения

Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:

Также есть два способа ведения табеля:

  1. Сплошное внесение информации. Подразумевается заполнение документа каждый день в отношении всех работников. В том числе отмечается, что сотрудник явился на работу.
  2. Внесение отклонений. В этом случае по умолчанию считается, что все сотрудники на работе, а в табеле указывается только отклонение от нормальной ситуации. То есть опоздание, неявка, простой. Такой вариант подходит, если рабочее время учитывается суммировано.

Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.

Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табелированием занимаются специальные работники – табельщики или иные лица, на которых должностными обязанностями возложена эта миссия.

Они отображают в документе количество часов и дней, которые каждый из сотрудников был на работе, или отсутствовал на месте по уважительной причине.

К таковым относятся:

  • отгул;
  • больничный;
  • ежегодный отпуск;
  • командировка и т.д.

Таким образом, табель учета – это сводная таблица для подсчета рабочего времени.

Табель составляется по итогам месяца, после чего отправляется на подпись к контролирующему должностному лицу, который проверяет данные. Если при проверке он замечает расхождение указанных значений, то должен подать корректирующий табель, где отразит правильные данные.

Корректирующих табелей может быть несколько, так как при большом количестве сотрудников ошибки могут возникнуть не единожды.

Общие сведения

Определение

Специальная форма для заполнения табеля была разработана и утверждена Госкомстатом в 2004 году. Этот документ заполняется сотрудниками кадровой службы или бухгалтерии. Исходя из получаемых из табеля сведений, руководство может:

— вести учет всего отработанного каждым рабочим времени;

— осуществлять контроль соблюдения дисциплины на рабочих местах;

— отображать все неявки и явки рабочих;

— отражать факт опозданий любого работника;

— получать информацию, с помощью которой можно определить полноту выполнения работы каждым сотрудником фирмы;

— брать информацию из табеля для правильного расчета зарплаты;

— заносить информацию в статистические формы.

Чаще всего табелем пользуются бухгалтеры при расчете оптимальной зарплаты, премии, надбавок остальным сотрудникам компании. Работники кадровой службы с помощью этого документа могут контролировать опоздания и явки/неявки сотрудников.

СПРАВКА! При обнаружении нарушений, к ответственности привлекаются соответствующие работники компании и могут использоваться различные типы дисциплинарного взыскания.

Особенности пользования табелем

Налоговый кодекс содержит в статье 84.1 информацию о праве каждого человека, работающего официально, при увольнении запрашивать вместе с другими документами и табель учета.

В 2013 году законодательством унифицированные формы были отменены, поэтому теперь ими можно не пользоваться. Однако, чаще всего именно этими формами до сих пор пользуются на предприятиях.

Специалистам кадрового или бухгалтерского отделов можно самостоятельно делать поправки в табеле, которые зависят от специфики деятельности предприятия и числа работников в штате.

Введенный Госкомстатом образец является удобным, поэтому специалисты легко могут изменять и обрабатывать. Также он часто применяется без изменений.

Читать еще:  Тонкости и нюансы настройки сменного графика работы в 1С:ЗУП 3.1

Удобные формы табеля учета рабочего времени

Есть несколько форм табелей учета, среди которых выделяют три наиболее простых в использовании. В них легко вносить различные корректировки. Выбор каждой из них происходит в зависимости от сферы работы предприятия и числа должностей в организации.

Табель может вестись по одной из представленных ниже форм:

  1. Т-13 — чаще всего применяется предприятиями, которые используют турникеты или другое оборудование, с помощью которого можно зафиксировать в автоматическом режиме время работы каждого специалиста. Заполнение этого табеля происходит ручным способом или с использованием компьютерных программ.
  2. Т-12 — является универсальным, так как обычно его заполнение происходит вручную. Он содержит раздел, в который могут вносится данные о размере оплаты за произведенную работу.
  3. 0504421 — является специфическим типом, так как используется бюджетными предприятиями. Особенно часто ими пользуются преподаватели или учителя, которые трудятся в разных образовательных учреждениях.

Кто ведет табель

В любой компании табель учета рабочего времени ведут работники, назначенные руководством. Чаще всего таким работником является сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Такие полномочия передаются выбранному сотруднику на основании приказа. Трудовой договор данного сотрудника должен иметь пункт о наделении его определенными полномочиями.

Сам табель должен иметь подписи ответственных за его ведение и руководителя кадровой службы. Отдельной должности для заполнения табелей в компании не требуется.

Сотрудник, назначенный для ведения табеля, обязан вносить информацию в течение всего месяца, по прошествии которого передается начальнику кадровой службы. Руководитель проверяет предоставленную информацию, сверяя ее с другими источниками, затем подписывает табель.

СПРАВКА! После всего этого заполненный табель отправляется в бухгалтерию для расчета сотрудникам заработной платы.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Сквозная аналитика

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

  • месяц;
  • квартал;
  • год.

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector