Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск. Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Какие транспортные расходы сотрудникам возмещают

В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ разъясняет, в каких случаях компенсируются расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно, и содержит исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.

Читать еще:  Льготы инвалидам второй группы по оплате коммунальных услуг: изменения в 2021 году

Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

  • возмещение трат за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника;
  • компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
  • оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
  • оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
  • возмещение расходов на проезд к месту работы при переезде в другую местность.

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении работников. Эти нормы не должны противоречить текущим положениям трудового законодательства и закрепляются локальными приказами по организации.

Разберем особенности предоставления каждого вида компенсационных выплат и процедуру, как оформить компенсацию проезда к месту работы и обратно правильно.

Не забываем про НДФЛ и взносы

Компенсация расходов работника на оплату проезда к месту работы и обратно облагается страховыми взносами и НДФЛ. Об этом Минфин России напомнил еще в письме от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. Перечни доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховых взносов, содержатся в статьях 217 и 422 НК РФ. При этом суммы возмещения работодателем стоимости проезда сотрудников к месту работы в данных перечнях не значатся. Поэтому с таких сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы в общем порядке.

Оплата дороги в командировку

При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.

Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.

Отказ в компенсации проезда в отпуск

Работодатель может отказать работнику в компенсации проезда в отпуск, если, например, у работника нет права на компенсацию проезда в отпуск, если он не предоставил документы, подтверждающие расходы на проезд и т.д.

Однако, отказ в компенсации может быть и неправомерным. В этом случае необходимо попробовать выяснить основания отказа работодателя в компенсации. Если урегулировать этот вопрос с работодателем не получается, тогда можно пожаловать в трудовую инспекцию, в прокуратуру для проведения проверки правомерности отказа работодателя компенсировать проезд.

Читать еще:  Кто может воспользоваться монетизацией льгот в 2021 году?

Если Вы уверены, что Вам положена компенсация и у Вас имеются все необходимые документы, результаты обращения в трудовую инспекцию и в прокуратуру не привели к действиям со стороны работодателя, тогда можно обратиться в суд с иском и взыскать положенную компенсацию в судебном порядке.

Наш адвокат по трудовым спорам Адвокатского бюро «Кацайлиди и партнеры» г. Екатеринбург поможет в защите Ваших прав работника. Звоните нам прямо сейчас!

Порядок оформления льготного отпуска работникам Севера

Каждая трудовая процедура, осуществляемая между работодателем и сотрудником, должна проходить по определенному порядку, установленному нормами трудового законодательства. Так, чтобы сотруднику уведомить начальника о желании получения льготного отпуска, следует:

  1. Оформить и направить руководителю соответствующее заявление. Как правило, документ составляется в свободной форме, так как установленного образца не разработано. Без предъявления такого заявления работодатель не сможет принудительным образом отстранить подчиненного от выполнения трудовых функций и направить его в льготный отпуск;
  2. К заявлению следует приложить ряд документов, являющихся доказательством отъезда/отлета лица в другой город/страну на отдых. Как правило, работодателю предоставляются копии билетов, чеков или справок, сумма которых подлежит возмещению со стороны организации-нанимателя. Возмещение затрат на отдых осуществляется лишь в том случае, если работник отдыхает на территории страны;
  3. После подписания заявления начальником, в компании издается распорядительный документ о направлении сотрудника в дополнительный отпуск;
  4. На основании Приказа, который направляется в кадровый отдел и в бухгалтерию, специалисты разрабатывают необходимую документацию и начисляют работнику положенные выплаты за 3 дня до начала отпуска.

ЗАКОН ГАРАНТИРУЕТ

Жительница Красногорска Наталья Удалова раз в неделю ездит с внуком на занятия с психологом из Павшинской Поймы в Губайлово. По транспортным картам проезд в муниципальном автобусе им обходится в 56 руб. на двоих. Но так происходит не всегда.

– Бывает, зайдешь в автобус, а терминал не работает. Водитель требует оплатить наличными. Это и дороже гораздо, и деньги не всегда есть при себе. Мы в таких случаях из автобуса выходим, ждем другого. Бывало, и опаздывали на занятие, – рассказала пенсионерка.

К сожалению, большинство жителей на просьбу оплатить наличными поступают так же, как Наталья с внуком. Выходят из автобуса. Или судорожно начинают шарить по карманам в поисках мелочи. Еще вариант – перевод онлайн на банковскую карту водителя. Некоторые перевозчики не гнушаются и этим. И лишь немногие пока знают о том, что имеют полное право на безналичный расчет. Соответствующий закон Московской области № 46/2018-ОЗ был принят еще в 2018 году. Если перевозчик не предоставил пассажиру возможность оплатить проезд «Стрелкой» или банковской картой – платить не нужно вовсе, поездка в этом случае бесплатна!

Как пожаловаться на перевозчика, если везти вас все равно отказались:

1. Оставить жалобу с помощью одного из сервисов: по горячей линии перевозчика, на страницах сообществ областного Минтранса в соцсетях, на портале «Добродел» или через форму обратной связи на сайте МТДИ МО.

2. Указать в ней время и дату поездки, госномер автобуса, название остановки, направление движения и по возможности фото- или видеоподтверждение отказа приема банковской карты.

Особенности налогового учета трат на доставку персонала

Разберем эту процедуру для двух самых распространенных случаев организации подвоза рабочих: аренда автобуса в транспортной компании и использование собственного автопарка.

Читать еще:  Социальная защита и поддержка в Краснодаре и Краснодарском крае в 2021 году

Учет затраченных средств по основным налогам и сборам для доставки работников с помощью собственного пассажирского транспорта предприятия:

  • Уплата налога на прибыль подразумевает подсчет расходов на материальные затраты (обслуживание транспортного средства, заправка, ремонт), оплата труда водителя, амортизацию транспортного средства;
  • Налоговые выплаты для тех, кто на упрощенной системе налогообложения подразумевают ведение их учета в том же порядке, что и для прочих налоговых систем;
  • Так как траты вычитаются, когда учитывается налог на прибыль, начисление налога на добавленную стоимость не происходит;
  • Начисление НДФЛ и страховых взносов не выполняется.

Учет затраченных средств по основным налогам и сборам для перевозки персонала по договору со сторонней транспортной компанией:

  • Налог на прибыль в этом случае учитывается как прочие расходы;
  • К расчету принимается входной налог на добавленную стоимость, который начисляется на услуги по договору с перевозчиком;
  • Начисление страховых взносов и НДФЛ не выполняется.

Если возникает необходимость в экстренном вызове специалистов на рабочее место в позднее вечернее или ночное время, фирмы пользуются услугами такси. Это условие может быть прописано в трудовом договоре. Что касается вызова такси, то для этой цели с организацией, предоставляющей эту услугу, также заключается договор.

Оплата проезда на такси до места осуществления трудовой деятельности и обратно в состав расходов для целей налогообложения прибыли не включается. Это условие не зависит от того, прописано ли подобное обязательство работодателя в трудовом или коллективном договоре.

Противопоказания и побочные действия

За годы применения лечившиеся препаратом люди выявили ряд противопоказаний и побочных эффектов, которые следует учитывать. АСД снижает давление, кислотность желудочного сока, увеличивает свертываемость крови, может провоцировать разрастание тканей. При сердечно-сосудистых заболеваниях, нарушениях работы мозга и неврологических расстройствах оказывает возбуждающее действие на центральную нервную систему, в некоторых случаях отмечалось выраженное проявление симптомов заболеваний после приема препарата. Средство противопоказано при склонности к тромбозу, при заболеваниях, несовместимых с приемом иммуностимуляторов. И, главное, не рекомендуется применять АСД без надлежащего контроля над состоянием организма и без мониторинга эффективности лечения. Своевременное выявление нарушений или безрезультатности препарата в отношении заболевания уберегут от осложнений и неприятных последствий.

Если подтверждающая расходы документация отсутствует

В этом случае сотрудник пишет заявление на возмещение понесённых расходов, но работодатель может отказать в выплате компенсации или покрыть затраты частично.

Если возмещение происходит, то обычно учитывается минимально возможный тариф для проезда. Например:

  • поезд — только плацкарт;
  • самолёт — эконом-класс;
  • корабль — каюта 3 класса;
  • автотранспорт — автобусы и трамваи.

Добавим, что в частных структурах порядок такого возмещения обычно предусматривается внутренними нормативными актами.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector