Lazurnensky.ru

Обзорный аналитик
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Положение по ведению бухгалтерского учета: зачем оно нужно кадровику

Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии. Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП. Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики.

Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:

  • трудовое и миграционное законодательство;
  • законодательства о защите персонифицированной информации и пенсионном обеспечении.

Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:

  • оформить трудовые книжки и договоры материальной ответственности;
  • вести различные регистрационные журналы, в том числе по учету трудовых книжек;
  • вести персонифицированный учет.

Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.

Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно.

Какие документы регламентируют бухгалтерский учет в организации?

Как уже говорилось, основной документ, регламентирующий бухучет в масштабах страны, — федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Другие базовые документы — положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), которые описывают, как вести бухучет на практике. Среди предлагаемых в ПБУ вариантов вам нужно выбрать те, которые будут наиболее выгодны для бизнеса в финансовом плане и снимут лишние вопросы представителей контролирующих органов и инвесторов.

И, наконец, еще один основополагающий документ — план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 г № 94н (последняя редакция утверждена Приказом Мнфина от 08.11.2010 № 142н). План счетов организации составляется и утверждается на основании этого плана счетов.

Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция

Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:

  • Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
  • Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
  • Создание документации:
    • для начала документально оформляется директор;
    • далее составляется штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка;
    • разрабатывается форма трудового договора, который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
    • готовятся остальные важные бумаги и журналы;
    • необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и выдачу трудовых руководителем;
    • после этого начинается официальный прием работников.
  • Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.

После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется табель учёта времени присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется график отпусков.

Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.

За воинский учёт отвечает руководитель организации. Чтобы передать эту обязанность другому сотруднику, нужно назначить ответственного. Для этого издайте приказ и отправьте копию на согласование военному комиссару. Если на вашей территории нет военкомата, согласуйте приказ в местной администрации.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Обязанности

Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:

    Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.

Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.

Занимается регистрацией проводок.

Осуществляет социальных взносов с ФОТ.

Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.

Готовит периодическую отчетность по ЕСН.

Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.

Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.

Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.

Занимается ведением кадровой документации.

Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.

Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.

Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.

Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.

Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.

  • Занимается статистикой по учету и движению персонала.
  • Учет доходов организации: ПБУ 9/99

    Доходы — улучшение экономических показателей предприятия вследствие поступления активов (денежных средств, МПЗ и т. д.), а также уменьшения его обязательств, приводящее к увеличению капитала данного субъекта. При этом вклады его участников в уставный капитал в расчет не принимаются.

    Согласно ПБУ 9/99 доходы делятся:

    • На те, которые возникли от обычных видов деятельности. Это, как правило, выручка (п. 5 ПБУ 9/99).
    • Прочие: поступления от аренды, реализации ОС, поступление процентов, неустоек, активов в дар, курсовые разницы и др. (п. 7 ПБУ 9/99).

    Выручка признается при соблюдении следующих условий:

    1. Компания имеет право на получение дохода согласно договору (или на ином основании).
    2. Сумма выручки четко определена.
    3. Есть уверенность, что в результате сделки произойдет увеличение экономических выгод фирмы.
    4. Право владения на актив перешло к покупателю.
    5. Сумма расходов, связанных с получением дохода, определена.

    ВАЖНО! Если хотя бы одно из перечисленных условий не соблюдено, активы, поступившие во исполнение обязательств, признаются в бухучете как кредиторская задолженность.

    Компании, ведущие упрощенный бухучет, вправе признавать выручку кассовым методом.

    Образец учетной политики для предприятий на УСН подготовили эксперты К+. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

    Нужен ли вам этот курс?

    Подпишитесь на наш канал на YouTube!

    Понятие приказа

    Согласно Википедии:

    Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

    В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

    — ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
    — Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
    — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
    — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

    В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

    В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
    Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

    Читать еще:  Новые правила прохождения техосмотра в 2021 году: процедуру ужесточили

    Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
    Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
    Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

    Какие папки приказов будем формировать?

    1. Приказы по личному составу (по кадрам):
    — о приеме на работу,
    — о переводе на другую работу (перемещении)
    — об увольнении
    2. Приказы о командировках.
    3. Приказы о предоставлении отпуска
    4. Приказы по основной деятельности компании
    — о дисциплинарных взысканиях,
    — о совмещении,
    — о поощрении,
    — об установлении надбавки к окладу,
    — об изменении персональных данных работника,
    — о присвоении разрядов, классности,
    — об изменении условий труда,
    — обязательные приказы.

    Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
    Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
    Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

    Какие же это приказы?

    1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

    Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

    На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

    Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

    2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

    Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

    Тогда алгоритм действий будет таким:

    1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
    — Правила внутреннего трудового распорядка
    — Положение о защите персональных данных
    — Положение о заработной плате и премировании.

    Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
    2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
    3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

    Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
    Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

    3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

    Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

    4. Приказ об утверждении графика отпусков.

    Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

    Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

    5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

    Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

    6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

    Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
    Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
    Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

    7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

    Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

    8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

    Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

    Читать еще:  Изменения по алиментам в 2021 году: новый закон об уменьшении неустойки

    Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

    Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

    В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
    А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
    Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
    — Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
    — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
    — Приказы о начислении премий сотрудникам;
    — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

    Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
    Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
    Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

    Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
    Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

    Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

    На что ориентироваться при разработке

    Нормативная база, касающаяся бухгалтерского учета, немаленькая. Основными источниками информации является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ и разъясняющее его положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Кроме того, есть многочисленные ПБУ, описывающие действия в различных сферах и являющиеся обязательными к применению для всех организаций.

    Но Приказ № 34н, положение по бухгалтерскому учету, является базовым документом, на который ориентируются бухгалтеры в своей работе. И именно он может стать основой для формирования не только должностной инструкции сотрудника бухгалтерии, но и всего отдела.

    Текст положения по бухучету № 34н достаточно объемный, и практически в каждом его пункте содержатся определенные требования к работе бухгалтерии или конкретного работника. Например, п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета описывает процедуру списания долгов, в том числе дебиторской задолженности, нереальных для взыскания, а п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета касается порядка списания и отражения кредиторской и депонентской задолженности. В обоих случаях списание долгов допускается только на основании результатов инвентаризации, письменного обоснования и соответствующего распоряжения руководителя. То есть бухгалтер не может списать долги по собственному усмотрению, он подчиняется решению руководства, и об этом надо где-то заявить. Другой пример: п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета требует, чтобы компания создавала резервы сомнительных долгов, которые в дальнейшем могут относиться к финансовым результатам. Подобные вещи должен делать бухгалтер, и этот факт тоже надо зафиксировать в каком-нибудь ЛНА, чтобы потом при необходимости можно было наказать за нарушение внутренних норм компании.

    Обязательные кадровые документы

    В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

    1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

    Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

    Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

    2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

    3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

    4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

    Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

    5. Штатное расписание

    Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

    6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

    График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

    Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

    7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

    Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

    8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

    Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

    9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

    А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

    10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    Хранится в бухгалтерии.

    11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

    12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

    Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

    Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

    13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

    Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

    14. Основания к приказам по трудовым отношениям

    К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

      заявления (отпуска, увольнения),

    уведомления (при сокращении, ликвидации),

    соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),

    распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),

    трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),

    дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).

    Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

    15. Личные карточки работников (Т-2)

    16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

    17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

    18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

    В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

    19. Разрешения на обработку персональных данных работников

    За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

    Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

    1. Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
    2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
    3. Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

    Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

    • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

    Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

    Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

    Кому обязаны выдать данный документ

    Каждому работнику, при условии отработки им более 5-ти дней у работодателя, должна быть оформлена трудовая книжка. Условие: работник должен быть принят на основную работу. Исключение: работодатель – физ. лицо, и не является предпринимателем.

    Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

    Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

    • первичного приема на работу;
    • утраты или порчи;

    Бухгалтерский учет простыми словами

    Бухгалтерский учет необходим каждому предприятию. Ежедневно организация совершает множество хозяйственных операций, задача бухучета — собирать, хранить и обобщать эти данные.

    Хозяйственная операция в бухгалтерии — это событие, которое влияет на финансовое положение организации.

    Примеры хозяйственных операций — оплата поставщику, поступление товаров, выплата зарплаты, начисление налога к уплате, уплата штрафа, отражение курсовой разницы, начисление амортизации и т.д.

    Каждое такое событие нужно учесть таким образом, чтобы потом можно было подвести итоги и увидеть общее финансовое состояние предприятие.

    Пошаговый порядок учета следующий:

    • Шаг 1. В начале деятельности предприятие выбирает счета — формирует Рабочий План счетов (что такое бухгалтерский счет).
    • Шаг 2. Ежедневно совершаются хозяйственные операции, для каждой составляется первичный документ.
    • Шаг 3. Документ регистрируется в учетных регистрах и передается в бухгалтерию.
    • Шаг 4. На основании документа бухгалтер составляет проводку (вносит сумму операции в счета бухгалтерского учета).
    • Шаг 5. В течение месяца учитываются все совершаемые операции на счетах с помощью проводок на основании документов.
    • Шаг 6. В конце месяца подводятся месячные итоги — считаются обороты и сальдо по счетам.
    • Шаг 7. На основании итогов составляются оборотные ведомости, которые позволяют оценить состояние предприятия и правильность бухучета.
    • Шаг 8. В начале нового месяца счета вновь открываются, конечное сальдо из прошлого месяца переносится в новый.
    • Шаг 9. Продолжается учет всех совершаемых операций в течение месяца на основании документов с помощью проводок.
    • Шаг 10. В конце месяца счета закрываются, считаются обороты и сальдо, формируются оборотные ведомости. Далее процесс повторяется.

    Простая схема бухучета

    В этих шагах и заключается весь бухгалтерский учет — непрерывный сбор, обработка и регистрация всех хозяйственных операций в денежном выражении.

    Баланс предприятия

    В конце года данные бухгалтерского учета позволяют составить баланс — главный отчет любой организации, который показывает правильность ведения бухучета.

    В балансе всё имущество, обязательства, капитал предприятия отражается в денежном виде с разделением на активы и пассивы. В итоге баланса считается общая сумма активов и пассивов.

    Должно соблюдаться равенство активов и пассивов, это будет означать правильность ведения бухгалтерского учета в организации.

    Если суммы активов и пассивов не равны, в бухучете ошибка.

    Пример бухгалтерского баланса:

    Законодательная база

    Ведение бухучета на предприятии регулируется двумя основными законодательными документами:

    голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector