УПД: осталось всего три месяца, чтобы внедрить ЭТО
УПД: что это такое, что он в себя включает и зачем нужен — статус универсального передаточного документа, как заполнять
В этой статье мы будем разбираться, что это такое — универсальный или унифицированный передаточный документ (УПД) на товар в 1С. Рассмотрим, зачем может потребоваться подобная документация, когда их следует применять, как исправлять ошибки и в какие сроки нужно его оформлять. Его создание сильно упростило взаимодействие с поставщиками и контрагентами, ее можно задействовать при подсчете бухгалтерского и налогового учета. На его основании допускается вести бухучет, списывать затраты. Его удобнее заполнять в самых разных операциях, чем СФ или другую первичку. Главное — закрепить в специальных учетных бумагах, что он будет применяться, тогда он официально станет частью фирмы.
Можно ли дополнять и изменять форму УПД
Организациям разрешено корректировать УПД либо под собственные нужды либо для приведения его в соответствие с действующей формой счета-фактуры.
УПД заменяет собой счет-фактуру. Поэтому, данные, содержащиеся в ней, должны соответствовать реквизитам счета-фактуры.
ФНС разрешает организациям дополнять форму УПД, чтобы привести ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. Она указала, что фирмы могут дополнять рекомендуемый образец УПД показателями, которые, в том числе, необходимы для выполнения требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса и Правила заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ № 1137 (письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).
Какие обязательные реквизиты должны быть в УПД читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Заполнение всех реквизитов УПД со статусом «1», установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и для счетов-фактур статьей 169 Налогового кодекса, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС.
Помимо этого, организации могут дополнить УПД и своими реквизитами. При этом им рекомендуют соблюдать следующие требования:
- нельзя изменять наименования строк и граф, которые относятся к реквизитам счета-фактуры (письмо ФНС от 31.01.2014 № ГД-4-3/1573);
- дополнительные реквизиты, которые необходимы для отражения специальных условий сделок надо размещать за пределами черной рамки, чтобы обеспечить условие сохранения формы счета-фактуры (письмо ФНС от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619).
Как учитывать полученные УПД
По такому же принципу отражаются УПД, полученные от поставщика. В «подвале» документов поступления (Поступление товаров и услуг, Поступление доп. расходов, Корректировка поступления и т. д.) тумблер следует установить в положение УПД, если от поставщика получен универсальный передаточный документ. При этом автоматически регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД) с номером и датой документа, указанного в поле Документ №. Если тумблер не переключать в положение УПД, то порядок отражения документов от поставщика остается прежним: отдельно регистрируется номер первичного документа, отдельно — номер и дата счета-фактуры в соответствующем поле.
Тумблер УПД теперь также присутствует в документах поступления основных средств и нематериальных активов.
Программа запоминает выполненные настройки для конкретного договора с контрагентом. В последующих документах, полученных от поставщиков, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.
Правила заполнения УПД по новому образцу
Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:
- 1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
- 2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).
Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.
Сведения о подписанте УПД
Наименование строки (поля)
Информация по заполнению электронного документа
Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:
- – лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;
- – лицо, совершившее сделку, операцию;
- – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
- – лицо, ответственное за оформление свершившегося события;
- – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за подписание счетов-фактур;
- – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
- – лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур.
Рекомендуемое значение «5» — лицо, имеющее единое право подписи. Этот статус позволяет подписывать УПД только одной подписью.
Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:
- – работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);
- – работник организации – составителя информации продавца;
- – работник иной уполномоченной организации;
- – уполномоченное физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель).
Как правило, значение «1».
Основание полномочий (доверия)
Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия). Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия).
Основание полномочий (доверия) организации
Обязателен для Статус=3. Указываются основания полномочий (доверия) организации.
Порядок и образец заполнения УПД
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
Строка
Значение
Особенности заполнения
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:
· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;
· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права
Заполняется всегда, независимо от статуса документа
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя
Заполняется всегда, независимо от статуса документа.
Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Журнал учёта счетов-фактур, книги покупок и продаж
В формах журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, книги продаж появилось по 4 новых графы:
- регистрационный номер товарной партии или декларации на товары;
- код количественной единицы измерения товара;
- количество товара в указанных единицах;
- стоимость прослеживаемого товара без НДС.
Новые графы заполняют, если в счетах-фактурах есть информация о прослеживаемых товарах. Номер декларации указывают для импортных товаров, которые не относятся к прослеживаемым.
Какие изменения в УПД с 01.07.2021 г?
Всего мы насчитали 6 изменений в новой форме Универсального-передаточного документа, которая начинает действовать с 1 июля 2021 года. Если коротко, то добавили одну строку, добавили четыре новые колонки, изменили нумерацию в двух колонках, в одной из колонок поменялся текст и изменился номер редакции. А теперь давайте подробнее рассмотрим, что меняется в УПД в 2021 году.
Новая строка 5а «документ об отгрузке»
В шапке документа добавляется новая строка 5а, в которой указываются номера и даты документов отгрузки, по которой формируется УПД. Кроме этого, здесь же указываютсяпорядковые номера строк товаров, которые относятся к этому документу.
Пример заполнения Строки 5а: Документ об отгрузке № п/п 1-3 №1525 от 01.07.2021 г.; № п/п 4-5 №1526 от 01.07.2021 г.;
Колонка «№ п/п» в УПД с 1 июля 2021 года
В табличную часть добавляется новая колонка «№ п/п» (номер по порядку), проще говоря порядковый номер строки в табличной части. Эти же номера используются в строке 5а при указании документов оснований:
Колонки 1а и 1б
Соответственно колонки «Наименование товара» и «Код вида товара» смещаются в таблице чуть правее и у них изменяется порядковый номер и становится, соответственно 1а и 1б
Изменился заголовок в колонке 11
Для графы 11 изменился текст в заголовке и теперь он звучит так: «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости«.
Графы 12, 12а и 13 в УПД с 2021 г.
Добавились новые колонки 12, 12а «Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости» и 13 «Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости». Эти графы нужно заполнять организациям, которые продают товары, по которым с 1 июля 2021 года вводится обязательная прослеживаемость (подробнее на сайте налоговой).
Если организация не торгует отслеживаемые товарами, то эти три столбца выводить в УПД не нужно
Какие товары прослеживаются с 1 июля 2021 года
Прослеживаемость — это не маркировка. При прослеживаемости следят не за каждой единицей ввезённого товара, а за всей партией сразу. Отслеживать будут по документам — специально для этого вводят новые формы, дополняют реквизиты привычных регистров и даже меняют декларацию по НДС.
Список прослеживаемых товаров (Приложение к постановлению Правительства РФ от 25.06.2019 № 807):
- бытовые холодильники и морозильники, другое холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы;
- автопогрузчики с вилочным захватом и другие погрузчики, тягачи, используемые на ж/д станциях;
- бульдозеры, грейдеры, самоходные планировщики, трамбовочные машины, дорожные катки, погрузчики с одним ковшом, экскаваторы;
- бытовые и промышленные стиральные машины;
- мониторы и проекторы, которые используются в системах автоматической обработки данных, телеприёмники, мониторы и проекторы, без встроенной телеприёмной аппаратуры;
- электронные интегральные схемы и их части;
- транспортные средства промышленного назначения;
- детские коляски;
- детские кресла безопасности.
Редакция постановления Правительства РФ
от 2 апреля 2021 г. №534В штампе формы универсального передаточного документа изменяется номер редакции и теперь там должна быть надпись:
Приложение № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137
(в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2021 г. № 534)Новый счет-фактура с 01.07.2021 — образец заполнения
В связи с принятием Федерального закона от 09.11.2020 N 371-ФЗ о прослеживаемости товаров в счете-фактуре с 01.07.2021 появились дополнительные реквизиты.
Рассмотрим изменения в счете-фактуре с 01.07.2021.
В шапку счета-фактуры добавлена строка: PDF
- 5а — для реквизитов документа об отгрузке, соответствующем порядковому номеру (номерам) записи в счете-фактуре.
Это изменение касается всех налогоплательщиков. Оно поможет налоговикам при проверке быстро найти первичку по отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) под конкретный СФ.
В счете-фактуре на аванс графу 5а заполнять не надо т.к. в ней приводится информация об отгрузочных документах, а не об оплатах.
Вопрос, что указывать в строке 5а счета-фактуры, если первички нет, не урегулирован. Например, если арендодатель не выставляет акт на аренду. Рекомендуем закрепить порядок оформления в Учетной политике по НДС и выставлять УПД в таком случае.
В табличной части СФ добавлены и изменены графы:
- 1 — № п/п — он указывается в строке 5а;
- 1а — «Наименование товара…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
- 1б — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
- 11 — изменено название графы на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости», добавлена информация о РНПТ;
- нет прослеживаемых товаров — указывается номер ГТД;
- есть прослеживаемые товары — указывается номер РНПТ;
- 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ; данные могут отличаться от показателей в графах 2, 2а;
- 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах.
При продаже прослеживаемых товаров СФ выставляются всем покупателям за некоторым исключением (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Налогоплательщики на спецрежимах (например, УСН) или освобожденные от НДС вместо счета-фактуры оформляют УПД со статусом 2.
Аналогичные изменения произошли в корректировочном счете-фактуре. Пройдемся по графам табличной части КСФ: PDF
- 1 — № п/п — номер строки в СФ, к которому составляется КСФ;
- 1б — «Показатели в связи с изменением стоимости…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
- 1в — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
- 10, 10а — цифровой код и наименование страны происхождения из СФ, к которому составляется корректировка;
- 11 — Регистрационный номер декларации на товары или РНПТ из СФ, который корректируется;
- 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ из корректируемого СФ;
- 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах в разрезе:
- А (до изменения);
- Б (после изменения);
- В (увеличение) или Г (уменьшение).
Несмотря на то, что изменения в графах 12, 12а, 13 не влияют на налоговую сумму, в случае таких изменений необходимо составить новый КСФ (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, которое с 01.07.2021 действует в ред. Постановления Правительства РФ от 02.04.2021 N 534).
Для участников системы прослеживаемости обязателен ЭДО. Счета-фактуры передаются только в электронном виде за некоторым исключением (п. 2 ст. 2 Закона N 371-ФЗ, п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Работать с электронными счетами-фактурами с 01.07.2021 следует по обновленным правилам (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 N 14н).
Счета-фактуры на бумажном носителе можно выставлять при реализации и перемещении прослеживаемых товаров:
- физическим лицам для не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также самозанятым на НПД — этой категории СФ даже не нужны;
- с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта или реэкспорта;
- с территории РФ на территорию другого государства-члена ЕАЭС.
Поэтому часть реквизитов в СФ (КСФ, УПД) доступна только в электронном формате (ст. 2 Закона N 371-ФЗ). В печатной форме они не выводятся. Если прослеживаемых товаров нет в счете-фактуре, то графы 12-13 не выводятся на печать. У тех, кто работает с ЭДО, по умолчанию они будут, но заполнять их не требуется. В 1С эти графы видны пользователям при наличии прослеживаемых товаров.
Запуск системы прослеживаемости был отложен на некоторое время до принятия всех нормативных документов и стартовал с 08.07.2021 (Письмо ФНС РФ от 30.06.2021 N ЕА-4-15/9208@). Бланки СФ, УПД по новому образцу уже действуют с 01.07.2021 и надо применять их. Информацию о прослеживаемости товаров заполнять в них не надо, передавать в ИФНС также не требуется.
Случаи использования универсальных передаточных документов
Пользоваться универсальными передаточными документами можно по желанию. Иными словами, вы можете самостоятельно решать, нужны ли вам УПД или вы станете работать с ними в комплексе с классическими форматами документов.
Рассмотрим случаи, в которых можно применять универсальные передаточные документы:
- Передача по контракту лицензионного соглашения или в качестве исключительных имущественных прав;
- Осуществление посреднических мероприятий;
- Оказание услуг;
- Передача результатов выполненных работ;
- Отправка продукции с транспортировкой или без нее.
Для возможности использования универсальных передаточных документов предприятие обязано подтвердить работу с ними, указав этот факт в учетной политике. Также формируется указ руководства компании об утверждении бланка УПД.
Зачем нужна электронная подпись при работе с УПД
С электронной подписью. Вы бесплатно получите и подпишите УПД прямо в сервисе АТИ-Доки. Документы будут находиться в системе, их не потребуется распечатывать и хранить в бумажном виде. По запросу от ФНС, документы можно будет скачать и подать через специальные сервисы.
Электронные документы не нужно хранить в архиве, они не портятся и не теряются. Получить доступ к любому из них можно в несколько нажатий. Если необходимо, электронный архив можно скачать на свой компьютер.
Без электронной подписи. Мы вышлем печатные копии УПД простым письмом «Почтой России». Документы нужно будет распечатать, подписать вручную и хранить в архиве в течение пяти лет. По запросу от ФНС, их понадобится отправить по почте.
Чтобы получить печатные копии УПД, перед оплатой поставьте галочку в пункте «Отправить документы «Почтой России». Стоимость услуги 300 рублей.
